C’est à la réception que les marchandises entrent en stock. Les quantités dans votre système, la valorisation du stock et les calculs de réapprovisionnement reposent sur ce qui a été enregistré à l’arrivée. Une erreur de réception se répercute partout. Elle risque de n’être découverte que des semaines plus tard, lors d’un inventaire qui n’en révèle pas la cause.
C’est aussi une étape souvent faite dans l’urgence, pendant que le chauffeur attend. Une courte checklist, suivie à chaque livraison, aide à éviter ces erreurs.
Avant l’arrivée du camion
- Sachez ce que vous attendez. Chaque livraison doit correspondre à un bon de commande approuvé. Si aucune commande n’existe, demandez des précisions à la personne qui a passé commande avant de décharger.
- Désignez la personne qui réceptionne. Chaque livraison doit avoir un responsable. Si trois personnes peuvent s’en charger, chacune risque de penser qu’une autre l’a fait.
- Prévoyez où ranger les marchandises. La commande indique l’entrepôt de destination et, idéalement, l’étagère.
À la réception
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Rapprochez le bon de livraison du numéro de commande. Si ce numéro manque, les documents du fournisseur et les vôtres ne sont pas reliés. Notez-le à la main sur le bon de livraison.
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Comptez les unités, pas seulement les colis. Dix cartons de 50 ne font 500 unités que si chacun en contient bien 50. Ouvrez quelques cartons pour vérifier, et tous les cartons s’il s’agit de marchandises de valeur.
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Vérifiez l’état des colis avant de signer. Signalez les cartons écrasés ou mouillés et les scellés rompus sur le document du transporteur. Sans réserve à la signature, obtenir réparation pour des dommages subis pendant le transport devient presque impossible.
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Comparez chaque ligne à la commande. Vérifiez le produit, sa variante et la quantité. Un code proche d’un autre est une source fréquente de confusion.
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Enregistrez les quantités reçues, ligne par ligne, le jour même. La date de réception détermine depuis quand les marchandises figurent en stock et à partir de quand leur coût est pris en compte. Elle peut aussi servir de point de départ aux délais de paiement du fournisseur.
Livraisons partielles, manquants et surplus
Livraison partielle. Le fournisseur livre 300 unités sur les 500 commandées. Enregistrez 300 sur la ligne. Les 200 restantes restent à recevoir sur la commande ; vous enregistrerez la livraison suivante sur cette même ligne. Une commande peut ainsi être livrée en plusieurs fois, sur plusieurs semaines.
Manquant à la livraison. Le bon de livraison indique 500 unités, mais vous n’en comptez que 480. Enregistrez 480 et prévenez le fournisseur le jour même en citant le numéro du bon de livraison. Laissez les 20 autres unités à recevoir. Le fournisseur pourra les livrer, vous accorder un avoir ou contester l’écart ; la quantité en attente garde la trace de ce qu’il vous doit.
Livraison excédentaire. Le fournisseur livre 520 unités. Réceptionnez les 500 commandées pour clôturer la ligne, puis décidez du sort des 20 autres : les renvoyer ou les conserver et demander au fournisseur de les facturer. Si vous les gardez, enregistrez leur entrée en stock dans un mouvement distinct, avec un commentaire. La commande continuera ainsi de montrer ce qui avait été convenu.
Mauvais produit. Ne le réceptionnez pas sur une ligne qui correspond à un autre produit. Mettez-le de côté, prévenez le fournisseur et ne l’enregistrez que si vous acceptez de le garder.
Produits défectueux
Un défaut peut être constaté le jour de la réception ou trois semaines plus tard. Dans les deux cas, les unités concernées ne doivent plus être disponibles : personne ne doit pouvoir les expédier ou les utiliser dans un assemblage. Il faut aussi garder la trace des unités de remplacement dues par le fournisseur jusqu’à leur arrivée.
La première mesure est la quarantaine : les unités sont bloquées sur place ou déplacées dans une zone à part, sans être considérées comme du stock utilisable. La seconde est la réclamation : elle rattache le défaut à la livraison d’origine et conserve la quantité concernée, les justificatifs et le suivi du remplacement.
Deux erreurs à éviter :
- Enregistrer les remplacements à zéro. Une livraison de remplacement est généralement gratuite et arrive donc sans prix. Si ces unités entrent en stock à zéro, la valeur du stock baisse du coût des unités défectueuses et le prochain calcul du coût des marchandises vendues est trop faible. Les unités de remplacement doivent reprendre le coût des unités qu’elles remplacent.
- Oublier les remplacements qui n’arrivent pas. Si le fournisseur ne donne pas suite à une réclamation, c’est une perte à comptabiliser, pas des unités à laisser indéfiniment en attente.
Après la réception
- Rangez les marchandises et enregistrez leur étagère pendant la réception, plutôt que de remettre cette tâche à plus tard.
- Classez le bon de livraison avec la commande et les éventuelles photos des dommages.
- À l’arrivée de la facture, transmettez-la à la personne chargée de la rapprocher de la commande et des livraisons.
Réceptions et réclamations dans StockBold
Dans StockBold, vous enregistrez les livraisons dans Expéditions, sur le bon de commande approuvé. Pour chaque ligne reçue, vous indiquez la quantité et la date d’arrivée. L’enregistrement ajoute les marchandises au stock de l’entrepôt prévu sur la commande. Leur coût comprend le prix de commande dans votre devise et leur part des droits et autres frais ; le transport s’y ajoute si sa prise en compte est activée. Une date future ou antérieure à la commande est refusée. Vous pouvez attribuer chaque expédition à une personne ; la liste montre ce qu’il reste à réceptionner pour chacune. Si le stock du produit est suivi par étagère, vous choisissez celle-ci pendant la réception.
Vous pouvez réceptionner une même ligne en plusieurs fois. Les quantités manquantes restent à recevoir jusqu’à leur arrivée. En cas de livraison excédentaire, réceptionnez la quantité commandée pour clôturer la ligne, puis enregistrez les unités supplémentaires dans un mouvement de stock distinct.
Pour signaler un défaut, vous créez une réclamation liée à la livraison d’origine. Si les unités sont encore dans votre entrepôt, elles restent en stock à leur pleine valeur, mais sont bloquées : aucune sortie, aucun assemblage et aucun inventaire ne peut les consommer. Si elles ne sont plus en stock, leur valeur est transférée à la réclamation. Dans les deux cas, celle-ci suit les unités de remplacement dues par le fournisseur, même si elles arrivent en plusieurs livraisons. Ces unités entrent en stock au prix payé à l’origine. Si le fournisseur refuse la réclamation, elle est clôturée et la perte reste enregistrée pour votre comptabilité.
Pour en savoir plus, consultez les pages expéditions et réception et fournisseurs et réclamations, ainsi que le guide d’aide sur l’enregistrement d’une livraison.