Beaucoup d’erreurs de stock viennent de la saisie. Il suffit de recopier une fois un chiffre de travers pour affecter 50 unités au mauvais produit.
Avec un code-barres, c’est l’appareil photo qui lit le code à la place d’une personne. Il ne rend pas le stock plus exact ; il rend son enregistrement plus fiable, là où les erreurs se produisent. Plus besoin de lecteur dédié : l’appareil photo d’un téléphone lit un code-barres en bien moins d’une seconde.
Trois types de codes
EAN-13. Ce code à 13 chiffres figure sur presque tous les produits vendus au détail en Europe. Les premiers chiffres identifient l’entreprise qui l’a enregistré auprès de GS1, les suivants identifient le produit. Le dernier est une clé de contrôle calculée à partir des autres chiffres : une lecture erronée échoue donc presque toujours au contrôle au lieu de désigner un autre produit. UPC-A est la version nord-américaine à 12 chiffres du même système.
Vos propres codes. Il peut s’agir de n’importe quel texte, généralement votre code produit, imprimé sous forme de code-barres dans un format comme Code 128. Ce code n’a de sens que dans votre entreprise et ne nécessite aucun enregistrement. Il permet à votre système d’identifier le produit, ce qui suffit pour gérer un entrepôt.
Les codes QR contiennent davantage de données et se lisent sous n’importe quel angle. Pour identifier un produit sur une étagère, ils n’apportent toutefois rien de plus qu’un code-barres linéaire. La plupart des imprimantes d’étiquettes et des lecteurs prennent en charge les deux.
Lesquels utiliser
Si le fabricant a déjà apposé un EAN ou un UPC sur le produit, utilisez-le. Le code est imprimé, unique et lisible par les lecteurs du monde entier.
Imprimez vos propres codes pour les produits qui n’en ont pas : matières premières, pièces achetées en vrac, articles reconditionnés ou produits que vous fabriquez. Encodez uniquement votre code produit. N’y ajoutez ni quantité, ni étagère, ni fournisseur : ces informations changent, pas l’étiquette.
Vous n’avez besoin de numéros GS1 que si vous vendez auprès de distributeurs ou sur des places de marché qui les exigent. Pour votre propre entrepôt, vos codes internes suffisent et ne coûtent rien.
Un même produit peut avoir plusieurs codes : l’EAN du fabricant sur sa boîte et votre code sur le bord de l’étagère. Les deux doivent renvoyer à la même fiche produit.
Imprimer les étiquettes
Une imprimante d’étiquettes représente un achat modeste. Pour de petits volumes, des feuilles d’étiquettes passées dans une imprimante de bureau conviennent aussi. L’essentiel est ce que vous y imprimez :
- Le code-barres et sa version lisible juste en dessous, pour pouvoir vérifier ce que l’appareil photo a lu.
- Le nom du produit, en bref, pour repérer une étiquette placée sur la mauvaise étagère.
- Aucune information susceptible de changer. Ni prix, ni quantité, ni emplacement.
Étiquetez le bord de l’étagère si le code présent sur l’emballage du produit suffit. Étiquetez aussi le produit s’il passe d’une étagère à l’autre.
Imprimez également les codes des étagères. Lire le code du produit, puis celui de l’étagère, plutôt que les saisir, permet de garder les emplacements sur les étagères à jour.
Lire les codes avec un téléphone
L’appareil photo d’un téléphone lit les codes EAN, UPC, Code 128 et QR depuis le navigateur, sans application à installer. Il prend une fraction de seconde de plus qu’un lecteur dédié, mais la personne qui en a besoin l’a déjà sur elle. Pour quelques centaines de lectures par jour, c’est un outil adapté.
Trois habitudes rendent la lecture plus fiable :
- Un bon éclairage et une étiquette bien à plat. Les bouteilles arrondies et les étagères dans l’ombre compliquent la lecture.
- Lisez le code, puis vérifiez le nom à l’écran. Le code désigne un produit ; le nom confirme que c’est bien celui que vous avez en main.
- Si un code ne se lit pas, remplacez l’étiquette au lieu de le saisir. La saisie manuelle est précisément la source d’erreurs que vous cherchez à éliminer.
Les codes-barres dans StockBold
Dans StockBold, un produit peut avoir un EAN, un UPC, votre propre code-barres et un code produit. La lecture de l’un d’eux retrouve sa fiche. Sur téléphone, un bouton de lecture à côté du champ produit permet de le retrouver lors d’une sortie ou d’un transfert. Pour déplacer un produit entre étagères, StockBold demande aussi de lire l’étagère. Pendant un inventaire, la lecture ouvre directement la ligne du produit pour saisir la quantité comptée.
Lors d’un import, StockBold signale les codes EAN-13 et UPC-A dont la clé de contrôle est incorrecte avant tout enregistrement. Un code-barres mal saisi n’entre donc pas dans le catalogue. StockBold fonctionne dans le navigateur : vous n’avez rien à installer sur le téléphone.
Pour aller plus loin, consultez la page sur la gestion des stocks dans StockBold ou le guide expliquant comment réaliser un inventaire.