Chaque quantité en stock est une affirmation : le système indique 148 unités, mais il faut vérifier que l’étagère en contient bien 148. La fiabilité des stocks mesure la fréquence à laquelle les quantités concordent. Les pertes correspondent à la valeur qui manque entre le stock enregistré et le stock réel.
Ce n’est pas un problème que l’on règle une fois pour toutes. Les données s’écartent un peu plus de la réalité chaque jour, au fil de petits événements que personne n’a enregistrés. Il faut mesurer cet écart, puis supprimer ce qui le provoque.
Deux indicateurs
La fiabilité des stocks est la proportion de produits dont la quantité enregistrée correspond à la quantité comptée :
Vous comptez 200 produits et trouvez la bonne quantité pour 174 d’entre eux : la fiabilité est de 87 %. Beaucoup d’entreprises acceptent une petite marge, par exemple plus ou moins 2 % pour les produits en vrac, et considèrent comme exact un produit qui reste dans cette marge. Fixez la tolérance à l’avance et appliquez-la à chaque inventaire.
Le taux de pertes exprime la valeur manquante en proportion de la valeur enregistrée :
Le stock est évalué à 180 000 € dans les données, mais l’inventaire n’en trouve que 176 400 € : le taux de pertes est de 2 %. Dans le commerce de détail, il se situe généralement entre 1 % et 2 %. Dans un entrepôt qui approvisionne uniquement la production de l’entreprise, il devrait être nettement inférieur à 1 %.
La fiabilité tient compte des erreurs dans les deux sens : un produit avec 10 unités de trop est aussi inexact qu’un produit auquel il manque 10 unités. Le calcul des pertes compense les excédents et les manques pour en mesurer le coût. Il faut suivre les deux indicateurs : un faible taux de pertes peut masquer un stock très peu fiable si les excédents de certains produits compensent les manques d’autres produits.
D’où viennent les pertes
On pense d’abord au vol, alors que c’est rarement la cause principale. Pour une entreprise qui ne vend pas depuis une surface de vente ouverte au public, voici les causes habituelles, approximativement par ordre d’importance :
- Utilisation non enregistrée. Échantillons, pièces prises pour une réparation, consommables utilisés en interne, articles cassés puis jetés : chaque fois, une sortie manque dans les données.
- Erreurs à la réception. Un document de livraison est signé et 500 unités sont enregistrées, alors que 480 seulement sont arrivées. L’erreur entre dans les données dès le premier jour et ressort au prochain inventaire.
- Erreurs de préparation et de saisie. Une mauvaise variante prélevée, 100 saisi au lieu de 10, un transfert enregistré d’un côté mais pas de l’autre.
- Détérioration et péremption. Des marchandises inutilisables figurent toujours dans les données à leur pleine valeur.
- Vol, interne ou externe.
- Erreurs de données. Produits créés en double, confusion entre cartons et pièces dans les unités de mesure, ligne dupliquée lors d’un import.
Cette liste est utile parce que chaque cause appelle un contrôle différent. Fermer une zone à clé ne corrigera pas une erreur de réception.
Cinq contrôles
1. Identifier chaque mouvement et son motif. Toute variation de stock doit indiquer qui l’a enregistrée, quand et pourquoi. Cela n’empêche pas les erreurs, mais permet de les rattacher à une opération précise et d’en corriger la cause.
2. Refuser les stocks négatifs. Si une sortie ferait passer le stock d’un entrepôt sous zéro, bloquez-la et cherchez pourquoi. Un solde négatif peut révéler une réception ou un transfert non enregistré. L’autoriser ferait disparaître ce signal d’alerte.
3. Vérifier les quantités reçues par rapport au bon de commande. Enregistrez la réception des marchandises avec la quantité réellement comptée, pas celle indiquée sur le document de livraison.
4. Compter peu, mais souvent. Un inventaire tournant limité à une allée par jour repère les erreurs pendant que leur cause est encore récente. Les écarts relevés indiquent quelles opérations doivent être revues.
5. Répartir les responsabilités. La personne qui réceptionne les marchandises ne devrait pas être celle qui approuve le bon de commande. Celle qui enregistre une perte ne devrait pas être la seule à pouvoir la voir. Les équipes qui déplacent le stock n’ont pas nécessairement besoin d’en connaître la valeur. Il ne s’agit pas de soupçonner les collaborateurs, mais d’éviter qu’une erreur de bonne foi passe inaperçue.
Corriger une quantité et constater une perte sont deux choses différentes
Un inventaire trouve 90 unités alors que les données en indiquent 100. Dix unités ont peut-être été utilisées sans que leur sortie soit enregistrée : il faut alors diminuer la quantité et la valeur en stock. Autre type d’erreur : une sortie a été saisie pour 100 unités alors que 90 seulement ont quitté l’entrepôt. Dans ce cas, il faut augmenter la quantité enregistrée. Corriger la quantité ne suffit pas à expliquer ce qu’est devenue la valeur. Distinguez les deux types de correction et notez leur motif, sinon votre taux de pertes mélangera les pertes réelles et les erreurs de saisie.
Comment StockBold vous aide
Dans StockBold, chaque variation de stock est un mouvement qui indique une date, un motif, un entrepôt et la personne qui l’a enregistré. Vous pouvez filtrer l’historique des mouvements par produit, fournisseur, entrepôt, motif et date. Un mouvement qui ferait passer le stock d’un entrepôt sous zéro est refusé, même s’il est antidaté. Les réceptions sur bons de commande approuvés enregistrent la quantité que vous saisissez pour chaque ligne et chaque date.
Vous créez un inventaire par entrepôt et pouvez le limiter à un fournisseur, une catégorie ou un service. Pendant le comptage, l’onglet des écarts et le chiffre de l’écart net montrent la différence entre les données et les quantités trouvées. Lorsque vous approuvez l’inventaire, chaque différence donne lieu à un mouvement portant le nom de l’inventaire : chaque correction reste traçable. Deux mouvements distincts permettent de corriger le stock : un ajustement ajoute uniquement des unités, dans la limite des sorties enregistrées pour ce produit et cet entrepôt au cours de l’année ; une perte s’enregistre par une sortie accompagnée d’un commentaire, ce qui réduit la valeur du stock tout en conservant le motif.
Une quarantaine d’autorisations distinctes déterminent qui peut enregistrer des mouvements, réceptionner des marchandises, approuver des bons de commande et effectuer des inventaires. Les personnes qui n’ont pas l’autorisation de voir les valeurs ne voient que les quantités.
Pour aller plus loin, consultez la gestion des stocks dans StockBold ou le guide d’aide consacré à la consultation et à la correction de l’historique des mouvements.