Cada cifra de existencias afirma algo: el sistema marca 148 unidades y, en alguna estantería, hay 148 o no las hay. La precisión del inventario mide cuántas veces coinciden ambas cifras. La merma mide el valor que falta entre una y otra.
No son problemas que se resuelvan una sola vez. Los registros se alejan un poco de la realidad cada día, a causa de pequeñas operaciones que nadie anota. Para corregirlo, hay que medir las diferencias y averiguar de dónde vienen.
Dos medidas
La precisión del inventario es la proporción de productos contados cuya cantidad registrada coincide con la encontrada:
Si cuentas 200 productos y 174 coinciden exactamente, la precisión es del 87 %. Muchas empresas admiten un pequeño margen, por ejemplo, del 2 % por encima o por debajo en productos a granel, y consideran correctos los productos que quedan dentro de él. Define ese margen antes de contar y aplícalo en todos los recuentos.
La merma es el valor perdido en relación con el valor que figuraba en los registros:
Los registros indican 180.000 €, pero el recuento encuentra 176.400 €: la merma es del 2 %. En el comercio minorista suele situarse entre el 1 % y el 2 %. En un almacén que solo abastece a la propia producción debería estar bastante por debajo del 1 %.
La precisión cuenta los errores en ambos sentidos: un producto con 10 unidades de más está tan mal registrado como uno con 10 de menos. La merma compensa unas diferencias con otras y muestra su coste. Necesitas las dos medidas: un almacén puede tener poca merma y una precisión muy baja si los sobrantes de unos productos ocultan las faltas de otros.
De dónde vienen las pérdidas
El robo suele ser lo primero que se nos ocurre, pero rara vez es la causa principal. En una empresa que no vende desde una tienda abierta al público, las causas habituales son estas, aproximadamente por orden de importancia:
- Uso no registrado. Muestras, piezas utilizadas en reparaciones, consumibles para uso interno o artículos rotos que se tiran. Cada caso es una salida que nadie ha anotado.
- Errores en la recepción. Se firma y registra un albarán por 500 unidades cuando solo han llegado 480. El error queda en los registros desde el primer día y aparece en el siguiente recuento.
- Errores al preparar pedidos o registrar movimientos. Se recoge la variante equivocada, se introducen 100 unidades en lugar de 10 o se contabiliza un traspaso en un solo almacén.
- Daños y caducidad. Mercancía que ya no puede utilizarse, pero sigue registrada por su valor íntegro.
- Robos, internos o externos.
- Errores en los datos. Productos duplicados, confusión entre cajas y unidades o una importación que duplica una línea.
Cada causa necesita un control distinto. Guardar la mercancía bajo llave no evita un error en la recepción.
Cinco controles
1. Cada movimiento tiene un responsable y un motivo. Ninguna cantidad cambia sin dejar constancia de quién hizo el cambio, cuándo y por qué. Esto no impide los errores, pero permite encontrar el proceso que los causa y corregirlo.
2. No permitas existencias negativas. Si una salida dejaría un almacén por debajo de cero, deténla y averigua qué ha pasado. Un saldo negativo suele indicar una recepción o un traspaso pendiente de registrar. Permitirlo oculta el problema.
3. Recibe contra el pedido y cuenta las unidades. La mercancía entra en los registros con la entrega anotada contra un pedido de compra. Registra lo que has contado, no la cantidad que figura en el albarán.
4. Cuenta poco y a menudo. Un recuento cíclico de un pasillo al día permite encontrar errores cuando aún es posible averiguar qué ocurrió. Las diferencias señalan los procesos que hay que revisar.
5. Separa las responsabilidades. Quien recibe la mercancía no debería aprobar el pedido. Quien registra una baja no debería ser la única persona que puede verla. El personal que mueve mercancía no necesita consultar su valor. Separar estas tareas ayuda a detectar errores involuntarios, no implica desconfiar del equipo.
Corregir un registro no es lo mismo que dar mercancía de baja
Un recuento encuentra 90 unidades donde el registro indica 100. Puede haber ocurrido una de estas dos cosas. Si se utilizaron 10 unidades sin anotarlo, hay que reducir la cantidad registrada y su valor. Si se registró una salida de 100 unidades cuando solo salieron 90, hay que aumentar la cantidad registrada. Corregir la cifra no es lo mismo que explicar adónde fue el valor. Mantén separados ambos tipos de corrección y anota el motivo de cada una. De lo contrario, la cifra de mermas mezclará pérdidas reales con errores al introducir datos.
Cómo te ayuda StockBold
En StockBold, cada cambio en las existencias queda registrado como un movimiento con fecha, motivo, almacén y nombre de quien lo hizo. Puedes filtrar el historial por producto, proveedor, almacén, motivo y fecha. Si un movimiento dejaría las existencias de un almacén por debajo de cero, se rechaza aunque tenga una fecha anterior. La mercancía se registra al recibir entregas de pedidos de compra aprobados, con la cantidad que introduces en cada línea y fecha.
Puedes crear recuentos de inventario por almacén y limitarlos a un proveedor, una categoría o un departamento. Mientras cuentas, la pestaña de diferencias y la diferencia neta muestran cuánto se apartan los registros de lo que hay en las estanterías. Al aprobar el recuento, se registra un movimiento por cada diferencia, identificado con el nombre del recuento. Así, cada corrección se puede rastrear. Hay dos movimientos distintos para corregir las existencias: un ajuste solo devuelve unidades, hasta el máximo de las salidas registradas para ese producto y almacén durante el año; una baja se registra como una salida con un comentario, de modo que el valor disminuye y el motivo queda anotado.
Alrededor de 40 permisos individuales determinan quién registra movimientos, recibe mercancía, aprueba pedidos o realiza recuentos. Quien no tiene permiso para ver valores solo puede consultar las cantidades.
Lee más sobre la gestión del inventario en StockBold o consulta la guía para leer y corregir el historial de movimientos.