Beaucoup d’entreprises comptent leur stock une fois par an, pour établir leurs comptes. L’inventaire prend tout un week-end, tout le monde termine fatigué et les écarts restent inexpliqués : onze mois plus tard, personne ne sait ce que sont devenues les 40 unités manquantes d’un produit.
L’inventaire tournant propose une autre méthode. Au lieu de tout compter en une fois, vous comptez une partie du stock chaque semaine ou chaque jour. Chaque produit est ainsi vérifié plusieurs fois par an, et les erreurs apparaissent assez tôt pour que quelqu’un puisse encore les expliquer.
Deux façons de compter le stock
L’inventaire annuel (ou inventaire physique) consiste à compter tous les produits, dans tous les entrepôts, à une même date, généralement à la clôture de l’exercice. Réceptions et expéditions s’arrêtent pendant le comptage pour obtenir une photographie fiable du stock.
L’inventaire tournant porte régulièrement sur une partie du stock : une allée aujourd’hui, les produits d’un fournisseur demain, les vingt produits de plus grande valeur chaque mois. Le travail continue dans le reste de l’entrepôt. Sur l’année, chaque produit est compté au moins une fois, et les plus importants le sont plusieurs fois.
| Inventaire annuel | Inventaire tournant | |
|---|---|---|
| Fréquence | Une fois par an | Chaque semaine ou chaque jour, par portions |
| Perturbation | L’activité s’arrête un jour ou deux | Aucune, si l’activité est organisée autour de la zone comptée |
| Découverte des erreurs | Jusqu’à un an plus tard | En quelques semaines |
| Cause d’un écart | Généralement inconnue | Souvent encore identifiable |
| Qui compte | Tout le monde, y compris ceux qui ne manipulent jamais le stock | Les personnes qui travaillent avec ce stock |
L’inventaire tournant ne remplace pas le chiffre de fin d’année dont votre comptable a besoin. Il évite les mauvaises surprises, car en décembre, le stock est déjà juste.
Définir un rythme de comptage
Comptez plus souvent les produits pour lesquels une erreur coûterait le plus cher. Vous pouvez découper le stock de deux façons, séparément ou en les combinant.
Par valeur et par rotation. Classez les produits selon la valeur qui transite par chacun sur une année. Les 20 % de produits en tête, qui représentent généralement 80 % de cette valeur, sont comptés chaque mois. Le groupe intermédiaire l’est chaque trimestre. Les produits peu coûteux qui bougent rarement le sont une ou deux fois par an. Si vous avez déjà réalisé une analyse ABC, ses classes vous donnent les fréquences de comptage.
Par emplacement. Comptez allée par allée, ou étagère par étagère. C’est plus facile à organiser avec une petite équipe : à raison d’une allée par jour, vous couvrez un entrepôt de 20 allées en un mois. Si vous suivez les emplacements sur les étagères, leur liste peut servir de feuille de comptage.
Quelle que soit votre méthode, inscrivez les comptages dans un calendrier. Si l’inventaire tournant dépend de la mémoire de quelqu’un, il finira par ressembler à un inventaire annuel.
Effectuer un comptage fiable
Isolez la zone à compter. Ne réceptionnez, n’expédiez et ne déplacez aucun produit dans l’allée concernée avant l’approbation du comptage. Si une livraison arrive entre le relevé de la quantité attendue et le comptage, l’écart enregistré sera faussé du montant exact de cette livraison.
Comptez sans voir la quantité attendue. La personne qui compte ne doit pas la connaître. Quand 148 est déjà inscrit sur la feuille, on a tendance à trouver 148.
Comptez les unités, pas les cartons. Un carton étiqueté « 50 » qui ne contient que 46 unités suffit à créer un écart.
Recomptez avant de valider. Fixez un seuil en unités ou en valeur. Tout écart qui le dépasse doit être vérifié par une autre personne. Beaucoup de grands écarts viennent du comptage, pas du stock.
Enregistrez la correction avec sa raison. Chaque correction doit renvoyer au comptage dont elle provient et à sa date. Six mois plus tard, l’historique des mouvements restera compréhensible.
Comprendre les écarts
Les écarts sont la raison d’être du comptage. Un comptage sans écart ne vous apprend rien. Regroupez ceux que vous trouvez pour repérer les tendances :
- De nombreux petits écarts négatifs sur des produits à forte rotation signalent souvent des sorties non enregistrées : échantillons, usage interne ou casse.
- Un écart positif sur un produit et un écart négatif équivalent sur un produit similaire indiquent une confusion lors de la préparation, souvent entre deux variantes aux codes proches.
- Des écarts répétés dans un même entrepôt orientent plutôt vers une pratique de travail, ou une personne, que vers les produits eux-mêmes.
Corrigez la cause, puis examinez le comptage suivant sur la même partie du stock. La précision progresse d’un comptage à l’autre.
Comment StockBold gère les inventaires
Dans StockBold, vous créez un inventaire pour un entrepôt et pouvez le limiter aux produits d’un fournisseur, d’une catégorie ou d’un service. Vous comptez ainsi une partie du stock sans toucher aux produits exclus.
À la création de l’inventaire, StockBold fige la quantité attendue de chaque produit concerné. Vous saisissez les quantités constatées. Une fois l’inventaire approuvé, un mouvement est enregistré pour chaque écart, à la date de l’inventaire et avec son nom. L’historique indique ainsi quel inventaire a produit chaque correction. Des mouvements dans cet entrepôt entre la création et l’approbation fausseraient le résultat : créez l’inventaire au début du comptage et approuvez-le dès la fin.
Les dates appartenant à un exercice clôturé sont refusées : les chiffres de cet exercice restent inchangés.
Pour aller plus loin, consultez la page sur la gestion des stocks dans StockBold ou le guide d’aide consacré aux inventaires.