Jede Bestandszahl ist eine Behauptung: Im System stehen 148 Stück. Ob im Regal tatsächlich 148 liegen, zeigt erst ein Blick vor Ort. Bestandsgenauigkeit misst, wie oft beide Zahlen übereinstimmen. Schwund beziffert den Wert, der zwischen erfasstem und gezähltem Bestand fehlt.
Beides lässt sich nicht ein für alle Mal klären. Viele kleine, nicht erfasste Vorgänge lassen die Daten Tag für Tag vom tatsächlichen Bestand abweichen. Entscheidend ist, diese Abweichungen zu messen und ihre Ursachen zu beseitigen.
Zwei Kennzahlen
Bestandsgenauigkeit ist der Anteil der gezählten Produkte, bei denen die erfasste Menge mit der gezählten Menge übereinstimmt:
Sie zählen 200 Produkte und finden bei 174 genau die erfasste Menge vor: Die Bestandsgenauigkeit beträgt 87 %. Viele Betriebe lassen eine kleine Toleranz zu, etwa plus oder minus 2 % bei Schüttgut. Ein Produkt innerhalb dieser Grenze gilt dann als korrekt. Legen Sie die Toleranz vorab fest und wenden Sie sie bei jeder Inventur gleich an.
Schwund ist der fehlende Wert im Verhältnis zum erfassten Bestandswert:
Laut System liegt der Wert bei 180.000 €, die Inventur ergibt 176.400 €: Der Schwund beträgt 2 %. Im Einzelhandel liegt er typischerweise zwischen 1 % und 2 %. Ein Lager, das nur die eigene Produktion versorgt, sollte deutlich unter 1 % liegen.
Die Bestandsgenauigkeit berücksichtigt Fehler in beide Richtungen: Zehn Stück zu viel sind genauso falsch wie zehn Stück zu wenig. Beim Schwund werden Überschüsse und Fehlmengen miteinander verrechnet. Er zeigt, was die Abweichungen unterm Strich kosten. Sie brauchen beide Kennzahlen: Ein Lager kann wenig Schwund und trotzdem eine schlechte Bestandsgenauigkeit haben, wenn Überschüsse bei manchen Produkten die Fehlmengen anderer verdecken.
Wo die Verluste entstehen
An Diebstahl denken viele zuerst. Er ist aber selten die größte Ursache. Für einen Betrieb ohne frei zugängliche Verkaufsfläche sieht die Liste typischer Ursachen ungefähr so aus, nach ihrem Ausmaß geordnet:
- Nicht erfasster Verbrauch. Muster, Ersatzteile für Reparaturen, intern genutztes Verbrauchsmaterial oder beschädigte Ware, die entsorgt wird. Jeder dieser Vorgänge ist ein Abgang, den niemand erfasst hat.
- Fehler beim Wareneingang. Auf dem Lieferschein stehen 500 Stück, die auch so bestätigt und erfasst werden. Tatsächlich sind nur 480 angekommen. Der Fehler steht vom ersten Tag an im System und fällt erst bei der nächsten Inventur auf.
- Fehler beim Kommissionieren und Erfassen. Die falsche Variante wird entnommen, aus 10 werden bei der Eingabe 100 oder eine Umlagerung wird nur auf einer Seite erfasst.
- Schäden und abgelaufene Ware. Die Ware ist nicht mehr verwendbar, steht aber noch mit ihrem vollen Wert im Bestand.
- Diebstahl, durch Mitarbeitende oder Außenstehende.
- Datenfehler. Doppelt angelegte Produkte, verwechselte Einheiten wie Kartons und Stück oder eine beim Import doppelt erfasste Zeile.
Die Unterscheidung ist wichtig, weil jede Ursache eine andere Maßnahme verlangt. Ein abschließbarer Bereich verhindert keinen Fehler beim Wareneingang.
Fünf wirksame Kontrollen
1. Jede Bestandsbewegung hat einen Verantwortlichen und einen Grund. Kein Bestand ändert sich, ohne festzuhalten, wer die Änderung wann und warum erfasst hat. Das verhindert nicht jeden Fehler. Es macht aber nachvollziehbar, in welchem Ablauf er entstanden ist.
2. Kein negativer Bestand. Würde ein Abgang den Bestand an einem Lagerort unter null bringen, muss er abgelehnt und die Ursache geprüft werden. Ein negativer Bestand kann auf einen fehlenden Wareneingang oder eine nicht erfasste Umlagerung hinweisen. Wer ihn zulässt, verdeckt diesen Hinweis.
3. Ware gegen die Bestellung annehmen und nachzählen. Erfassen Sie den Zugang anhand der Lieferung zur Bestellung. Maßgeblich ist die gezählte Menge, nicht die Zahl auf dem Lieferschein.
4. Kleine Bereiche regelmäßig zählen. Eine rollierende Inventur in einem Gang pro Tag deckt Fehler auf, solange sich ihre Ursache noch nachvollziehen lässt. Die gefundenen Differenzen zeigen, welche Abläufe verbessert werden müssen.
5. Aufgaben und Berechtigungen trennen. Wer Ware annimmt, sollte nicht dieselbe Bestellung freigeben. Wer einen Verlust erfasst, sollte nicht die einzige Person sein, die ihn sieht. Wer im Lager Bestände bewegt, muss dafür keine Werte sehen. Diese Trennung ist kein Ausdruck von Misstrauen. Sie verringert das Risiko, dass ein ehrlicher Fehler unbemerkt bleibt.
Korrektur und Ausbuchung sind nicht dasselbe
Bei einer Inventur liegen 90 Stück im Regal, im System stehen 100. Dafür gibt es zwei mögliche Erklärungen: Zehn Stück wurden verbraucht, ohne dass jemand den Abgang erfasst hat. Dann müssen Menge und Wert sinken. Oder es wurde ein Abgang von 100 Stück eingetragen, obwohl nur 90 das Lager verlassen haben. Dann muss die erfasste Menge steigen. Den Bestand richtigzustellen ist nicht dasselbe wie zu klären, wo der Wert geblieben ist. Halten Sie diese Fälle getrennt fest und dokumentieren Sie jeweils den Grund. Sonst vermischt Ihre Schwundquote echte Verluste mit Eingabefehlern.
So unterstützt StockBold dabei
In StockBold ist jede Bestandsänderung eine Bewegung mit Datum, Grund, Lagerort und der Person, die sie erfasst hat. Die Bewegungshistorie lässt sich nach Produkt, Lieferant, Lagerort, Grund und Datum filtern. Eine Bewegung, die den Bestand an einem Lagerort unter null bringen würde, wird abgelehnt. Das gilt auch bei rückdatierten Bewegungen. Ware geht über Lieferungen zu freigegebenen Bestellungen in den Bestand ein. Für jede Position erfassen Sie die Menge und das Datum.
Inventuren werden je Lagerort angelegt und lassen sich auf einen Lieferanten, eine Kategorie oder eine Abteilung eingrenzen. Beim Zählen zeigen die Differenzen und die Nettoabweichung, wie weit Systembestand und gezählter Bestand auseinanderliegen. Sobald die Inventur freigegeben ist, erfasst StockBold für jede Differenz eine Bewegung mit dem Namen der Inventur. So bleibt jede Änderung nachvollziehbar. Für die beiden Fälle gibt es unterschiedliche Bewegungen: Eine Korrektur bucht nur Stücke zurück, höchstens so viele, wie für dieses Produkt an diesem Lagerort im laufenden Jahr als Abgang erfasst wurden. Eine Ausbuchung wird als Abgang mit Kommentar erfasst. Dadurch sinkt der Wert, und der Grund bleibt dokumentiert.
Rund 40 einzelne Berechtigungen regeln, wer Bewegungen erfasst, Lieferungen annimmt, Bestellungen freigibt und Inventuren durchführt. Wer keine Berechtigung hat, Werte zu sehen, sieht nur Mengen.
Lesen Sie mehr über die Bestandsverwaltung mit StockBold oder in der Hilfe über das Prüfen und Korrigieren der Bewegungshistorie.