Quasi tutte le aziende contano la merce una volta all’anno, perché il bilancio lo richiede. Il conteggio occupa un fine settimana, tutti finiscono stanchi, e le differenze trovate restano un mistero: nessuno ricorda che fine abbiano fatto 40 pezzi di un prodotto undici mesi prima.
L’inventario a rotazione è l’alternativa. Invece di contare tutto una volta, conti una parte della merce ogni settimana o ogni giorno, così ogni prodotto viene contato più volte all’anno e ogni errore emerge quando qualcuno sa ancora spiegarlo.
Cosa sono
L’inventario annuale (o inventario fisico) conta ogni prodotto in ogni sede in una sola data, di solito alla chiusura dell’esercizio. Ricevimenti e spedizioni si fermano, così i numeri sono una fotografia pulita.
L’inventario a rotazione conta una porzione scelta della merce con un ritmo regolare: una corsia oggi, i prodotti di un fornitore domani, i venti prodotti di maggior valore ogni mese. Nel resto del magazzino il lavoro continua. Nel corso dell’anno ogni prodotto viene contato almeno una volta, e quelli importanti molte volte.
| Inventario annuale | Inventario a rotazione | |
|---|---|---|
| Frequenza | Una volta all’anno | Ogni settimana o ogni giorno, a porzioni |
| Interruzione | Il lavoro si ferma per uno o due giorni | Nessuna, se si organizza intorno alla porzione contata |
| Quando emergono gli errori | Fino a un anno dopo | Entro poche settimane |
| Causa dell’errore | Di solito sconosciuta | Spesso ancora ricostruibile |
| Chi conta | Tutti, anche chi non tocca mai la merce | Chi lavora con quella merce |
L’inventario a rotazione non sostituisce il dato di fine anno per il commercialista. Lo rende poco interessante, perché a dicembre le giacenze sono già giuste.
Pianificare il ritmo
Un buon piano conta più spesso i prodotti in cui un errore costa di più. Due modi di dividere la merce funzionano bene, e si possono combinare.
Per valore e movimento. Ordina i prodotti per il valore che li attraversa in un anno. Il primo 20% dei prodotti, che di norma copre l’80% del valore, si conta ogni mese. La fascia intermedia ogni trimestre. La lunga coda di prodotti economici e lenti una o due volte all’anno. Se hai già fatto un’analisi ABC, le classi sono le tue frequenze di conteggio.
Per posizione. Conta corsia per corsia, o scaffale per scaffale. È più facile da organizzare con una squadra piccola: una corsia al giorno copre un magazzino di 20 corsie in un mese. Si sposa bene con le posizioni a scaffale, perché il foglio di conteggio è l’elenco degli scaffali.
Qualunque divisione tu scelga, mettila per iscritto come calendario. Un inventario a rotazione che dipende dalla memoria di qualcuno è un inventario annuale travestito.
Un conteggio affidabile
Blocca la porzione. Non ricevere, spedire o spostare merce nella corsia che stai contando finché il conteggio non è approvato. Se una consegna arriva tra il momento in cui annoti la quantità attesa e il momento in cui conti, la differenza che registri sarà sbagliata esattamente di quella consegna.
Conta alla cieca. Chi conta non deve vedere la quantità attesa. Chi legge 148 sul foglio conta 148.
Conta i pezzi, non le scatole. Una scatola etichettata 50 che ne contiene 46 è l’origine di metà delle differenze.
Riconta prima di registrare. Ogni differenza sopra una soglia che fissi tu, in pezzi o in valore, viene ricontata da una persona diversa. Le differenze grandi sono quasi sempre errori di conteggio, non di giacenza.
Registra la differenza con una causale. Ogni rettifica dovrebbe riportare il conteggio da cui nasce e la data a cui si riferisce, così sei mesi dopo lo storico dei movimenti si spiega da solo.
Leggere le differenze
Le differenze sono il punto. Un conteggio senza differenze non insegna nulla. Raggruppale e cerca lo schema:
- Molte piccole differenze negative sui prodotti veloci indicano di solito merce uscita senza un movimento: campioni, uso interno, rotture che nessuno registra.
- Una differenza positiva su un prodotto e una negativa uguale su un prodotto simile è uno scambio in prelievo, spesso due varianti con codici simili.
- Differenze ripetute in una sede indicano un processo, o una persona, non la merce.
Correggi la causa, poi guarda il conteggio successivo sulla stessa porzione. La precisione migliora conteggio dopo conteggio.
Come funzionano gli inventari in StockBold
In StockBold un inventario si crea per una sede e si può restringere a un fornitore, una categoria o un reparto: è così che conti una porzione e non l’intero magazzino. I prodotti esclusi dal conteggio non vengono toccati.
Alla creazione, StockBold congela la quantità attesa di ogni prodotto incluso. Tu inserisci quanto hai trovato e, all’approvazione, viene registrato un movimento per ogni differenza, con la data dell’inventario e il suo nome, così lo storico mostra quale conteggio ha prodotto ogni rettifica. I movimenti in quella sede tra la creazione e l’approvazione falserebbero il risultato, quindi crea l’inventario quando inizi a contare e approvalo quando finisci.
Le date in un esercizio bloccato vengono rifiutate, così i numeri di un anno chiuso restano quelli dichiarati.
Scopri di più su giacenze e magazzini in StockBold, o leggi la guida (in inglese) su come eseguire un inventario.