Ajouter votre premier produit

La fiche produit constitue la base de tous les chiffres de stock, bons de commande et rapports. Tant qu'un produit n'existe pas, il n'y a rien à réceptionner, à compter ou à valoriser.

Créer un produit

1. Ouvrez Catalogue dans le menu principal, puis Afficher les produits. La page porte le titre Produits.
2. Sélectionnez Ajouter en haut à droite. Sur un écran étroit, le bouton affiche uniquement une icône plus. Le formulaire Ajouter un produit s'ouvre.
3. Renseignez les cinq champs marqués d'un astérisque rouge : Nom du produit, Code produit, Fournisseur, Catégorie et Unité.
4. Renseignez les autres informations que vous connaissez déjà. Tous les autres champs ont une valeur par défaut utilisable et peuvent être modifiés ultérieurement.
5. Sélectionnez Enregistrer. Une confirmation apparaît et le nouveau produit est brièvement mis en évidence en haut de la liste des produits.

Champs obligatoires et détails du produit

Les cinq champs marqués d'un astérisque sont obligatoires ; vous ne pouvez pas enregistrer un produit sans les renseigner. Le champ Fournisseur est obligatoire même lorsque Approvisionnement est réglé sur Fabriqué : choisissez donc aussi un fournisseur pour les articles fabriqués.

Les champs Catégorie et Unité sont à renseigner à partir de listes que votre organisation gère dans Paramètres, sous Catégories et Unités. Si l'une de ces listes est vide, vous ne pouvez pas terminer le formulaire. Ces deux pages des Paramètres nécessitent chacune des autorisations spécifiques (Add / Edit Category et Manage Units of Measure) : vous devrez peut-être demander à une autre personne d'ajouter l'entrée.

Le Code produit est votre propre référence pour l'article, par exemple un SKU ou une référence de pièce. Saisissez-le exactement comme vous souhaitez le voir apparaître dans les listes et sur les documents. Aucune des informations saisies n'est définitive : vous pouvez modifier tous les champs ultérieurement, y compris le code produit.

Le champ Sous-catégorie est facultatif et ne propose que les entrées appartenant à la catégorie choisie. Si la catégorie n'en contient aucune, la liste l'indique. Si vous changez ensuite de catégorie, la sous-catégorie est effacée et vous devez la choisir à nouveau.

Stock et suivi par étagère

L'option Compter/afficher dans le stock se trouve sous les champs de prix et est activée pour un nouveau produit. Laissez-la activée pour tout article que vous détenez en stock.

Juste sous Compter/afficher dans le stock se trouve Suivre les emplacements d'étagère. Utilisez cette option pour les produits dont vous souhaitez enregistrer le stock étagère par étagère dans chaque entrepôt. Elle ne peut être activée qu'une fois le produit enregistré.

Les étagères sont incluses dans l'offre Starter et les offres supérieures. Avec l'offre Free, l'option affiche un cadenas. Voir Emplacements d'étagère : suivre un produit par étagère.

Valeurs par défaut

L'option à côté d'Informations principales du produit indique Actif pour un nouveau produit. La devise du prix est prédéfinie sur la devise par défaut de votre organisation, si elle a été définie, et le Prix unitaire est initialisé à zéro.

Sous Niveaux de stock, Délai d'approvisionnement prévu est initialisé à 30 jours, Jours de couverture du réapprovisionnement à 30, et le calcul automatique du stock de sécurité est désactivé.

Ajouter une image du produit

Une image ne peut être ajoutée qu'une fois le produit créé. Pendant sa création, le bouton d'image est grisé et le formulaire vous indique d'enregistrer d'abord.

1. Enregistrez le produit.
2. Ouvrez à nouveau le produit pour le modifier.
3. Importez un fichier image de 5 Mo maximum.

Affecter des services

L'annulation vous ramène au formulaire avec toutes les informations saisies. Pour conserver le produit sans modifier le fournisseur, annulez, effacez le contenu du champ Services dans le formulaire et enregistrez à nouveau.

Autorisations, limites de produits et erreurs de code-barres

La création et la modification de produits nécessitent l'autorisation Add / Edit / Delete Products. Sans celle-ci, le bouton Ajouter n'apparaît pas du tout.

Votre offre détermine le nombre de produits que l'organisation peut avoir. Lorsque la limite est atteinte, Ajouter est grisé et la page Produits affiche Limite de produits atteinte, en indiquant ce que votre offre inclut. Le propriétaire voit Comparer les offres et Passer à suivi du nom de l'offre supérieure ; tous les autres utilisateurs sont invités à demander au propriétaire de l'organisation de changer d'offre.

Si l'action Enregistrer n'aboutit pas, vérifiez les champs de code-barres. Une valeur saisie dans EAN-13, UPC-A ou Code-barres doit être un code valide du type correspondant. Le champ affiche un message sur le format pendant la saisie et, si vous tentez malgré tout d'enregistrer, l'enregistrement est refusé avec une erreur concernant le format.

Autres façons d'ajouter des produits

Sur le tableau de bord, l'étape Ajoutez vos produits de la liste Premiers pas ouvre le même formulaire. Si vos produits figurent déjà dans une feuille de calcul, Importer depuis un fichier permet de les ajouter en une seule fois. Voir Importer des produits et des fournisseurs à partir d'un fichier CSV.

Pour ajouter plusieurs produits pour un même fournisseur, partez plutôt de la page de ce fournisseur. Le fournisseur est renseigné automatiquement et ne peut pas être modifié par accident.