Configurer une nouvelle organisation

Une organisation regroupe vos produits, votre stock, vos entrepôts, vos fournisseurs, vos commandes et votre équipe. Tout ce que vous enregistrez dans StockBold appartient à une organisation. Vous configurez la première lorsque vous démarrez, et vous pouvez en configurer d'autres par la suite.

Si vous n'appartenez pas encore à une organisation, StockBold affiche Bienvenue sur StockBold après votre connexion. Sélectionnez Créer votre organisation pour commencer. Pour créer une autre organisation plus tard, ouvrez le menu qui répertorie vos organisations dans la barre supérieure et sélectionnez Créer une organisation.

Fonctionnement de la configuration

La configuration comporte trois étapes numérotées : Votre entreprise, Fournisseurs, catégories et entrepôts et Votre équipe. Chaque étape affiche ses parties une par une, avec un compteur tel que 1 sur 4. Sélectionnez Continuer pour avancer ou Retour pour revenir en arrière.

Une fois terminée, une étape se replie en un résumé sur une ligne avec un bouton Modifier. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas sélectionné Créer l'organisation à la fin : vous pouvez donc revenir en arrière et tout modifier auparavant.

Étape 1 : Votre entreprise

1. Saisissez un Nom de l'organisation d'au moins deux caractères. C'est le nom que votre équipe voit dans StockBold ; vous pourrez le modifier plus tard.
2. Choisissez une Devise par défaut (obligatoire). La devise correspondant à la langue dans laquelle vous utilisez StockBold est déjà sélectionnée ; modifiez-la si votre entreprise utilise une autre devise. Les valeurs du stock et les rapports sont affichés dans cette devise.
3. Choisissez une Méthode de valorisation (obligatoire) : FIFO (premier entré, premier sorti), LIFO (dernier entré, premier sorti) ou coût moyen pondéré. FIFO porte la mention Recommandé et chaque option est accompagnée d'une ligne d'explication. La méthode détermine comment sont calculés la valeur de votre stock et le coût des marchandises qui en sortent.
4. Vous pouvez également renseigner les Coordonnées de l'entreprise : nom de l'entreprise, numéro d'identification fiscale, adresse, ville, code postal, région et pays. Ces informations sont imprimées sur vos bons de commande. Vous pouvez les renseigner maintenant ou plus tard dans Paramètres, puis Organisation.

Vous pourrez modifier la méthode plus tard dans Paramètres, puis Organisation, sous Méthode de valorisation. Seul le propriétaire de l'organisation peut modifier les paramètres de l'organisation. La méthode ne peut pas être modifiée tant qu'un exercice est clôturé : rouvrez d'abord l'exercice dans Paramètres, puis Clôture de l'exercice.

Tant que le nom de l'entreprise, l'adresse, la ville et le pays ne sont pas renseignés, le propriétaire voit Terminez la configuration de votre organisation en haut du tableau de bord. Ce message indique uniquement les champs encore manquants et comporte un bouton Terminer la configuration qui ouvre Paramètres, puis Organisation.

Étape 2 : Fournisseurs, catégories et entrepôts

Les quatre listes sont facultatives : Fournisseurs, Catégories, Unités de mesure et Entrepôts. Pour ajouter une entrée, saisissez un nom et appuyez sur Entrée ou sélectionnez le bouton d'ajout. L'entrée apparaît en dessous ; sélectionnez la petite croix à côté pour la retirer. L'ajout d'un même nom deux fois est refusé et un message s'affiche.

Si vous n'avez rien ajouté, le bouton affiche Passer. Si vous avez saisi un nom sans l'ajouter, le bouton affiche Ajouter et continuer et l'ajoute pour vous.

Quelles que soient les étapes que vous passez, StockBold est utilisable immédiatement. Si vous n'ajoutez aucune catégorie, StockBold en crée une appelée Général. Si vous n'ajoutez aucune unité, il en crée une appelée pce. Si vous n'ajoutez aucun entrepôt, il en crée un appelé Entrepôt principal. Ces noms sont créés dans la langue dans laquelle vous utilisez StockBold, et la note de chaque étape indique ce qui sera créé si vous la passez.

Fournisseurs est la seule liste pour laquelle aucune entrée n'est créée par défaut. Si vous passez cette étape, votre liste de fournisseurs sera initialement vide. Ajoutez des fournisseurs ici ou plus tard depuis Catalogue, puis Fournisseurs.

Une nouvelle organisation commence avec l'offre Free ; la configuration doit donc respecter ses limites. L'offre Free comprend 1 entrepôt, 20 fournisseurs et 2 utilisateurs (vous et un collègue). Si vous en ajoutez davantage, la configuration vous l'indique ; vous pourrez passer à une offre supérieure une fois l'organisation créée.

Étape 3 : Votre équipe

Ajoutez les adresses e-mail des collègues qui doivent rejoindre l'organisation et choisissez un rôle pour chacun. Le rôle initial est Opérateur ; vous pouvez le modifier pour chaque adresse de la liste avant la création de l'organisation. Les services ne sont pas définis ici ; attribuez-les ensuite dans Paramètres, puis Utilisateurs.

Les invitations sont envoyées une fois l'organisation créée. Une adresse que vous avez saisie sans l'ajouter est ajoutée pour vous lorsque vous sélectionnez Créer l'organisation.

Acceptez l'Accord de traitement des données au nom de l'organisation. Créer l'organisation reste grisé tant que la case n'est pas cochée. Voir Conditions d'utilisation, politique de confidentialité et accord de traitement des données.

Ce que StockBold crée pour vous

Vous êtes propriétaire de la nouvelle organisation, avec le rôle Administrateur. Votre premier entrepôt, qu'il s'agisse d'Entrepôt principal ou du premier que vous avez saisi, est l'entrepôt par défaut.

StockBold crée quatre conditions de paiement pour les bons de commande : à réception, à 30, 60 et 90 jours après la facture. Il crée également cinq Incoterms : EXW, FOB, CIF, DAP et DDP.

Une seule taxe appelée No Tax (sans taxe), à 0 %, est créée et définie par défaut. Elle permet de sélectionner une taxe dans les bons de commande avant de saisir vos taux réels dans Paramètres, puis Taxes.

L'organisation et tout ce qui l'accompagne sont créés en une seule opération. Si une partie échoue, rien n'est conservé : vous n'avez donc pas d'organisation partiellement créée à supprimer avant de réessayer. Les invitations sont envoyées ensuite ; l'échec d'une invitation n'annule pas la création de l'organisation. Le résumé répertorie les adresses qui n'ont pas pu être invitées ; invitez-les à nouveau depuis Paramètres, puis Utilisateurs.

Une fois l'organisation prête

La carte affiche Tout est prêt ! et Votre organisation est prête, avec un résumé : Organisation, Entreprise, Devise, Méthode de valorisation, Fournisseurs, Catégories, Unités, Entrepôts et Invitations. Sélectionnez Aller au tableau de bord, ou sélectionnez Ajouter votre premier produit pour ouvrir directement le formulaire de création d'un produit.

Aller au tableau de bord lance une courte visite de bienvenue la première fois. La liste Premiers pas du tableau de bord vous guide dans les premières étapes : fournisseurs, produits, stock actuel, bon de commande, réception et équipe. Voir Liste des premiers pas, visite de bienvenue et bouton d'aide.

Une deuxième organisation

Le nombre d'organisations dont vous pouvez être propriétaire n'est pas limité. Toutefois, si vous êtes déjà propriétaire d'une organisation sur l'offre Free, la prochaine que vous créez doit être sur une offre payante.

Dans ce cas, le dernier bouton affiche Choisir une offre au lieu de Créer l'organisation. Il transmet toutes les informations saisies à la page des offres, où l'offre Free n'est pas proposée et où la case Accord de traitement des données figure dans la confirmation.

Avec une offre payante, l'organisation est créée lorsque vous confirmez. Elle reste en lecture seule jusqu'à la confirmation de son paiement, et vous passez directement à son règlement. Si la page des offres affiche Les paiements ne sont pas encore disponibles, aucune offre payante ne peut être choisie et rien n'est créé.