Ihr erstes Produkt anlegen

Ein Produktdatensatz ist die Grundlage für jede Bestandszahl, Bestellung und jeden Bericht. Solange kein Produkt angelegt ist, gibt es nichts, was Sie einbuchen, zählen oder bewerten könnten.

Ein Produkt anlegen

1. Öffnen Sie im Hauptmenü Katalog und dann Produkte anzeigen. Die Seite trägt die Überschrift Produkte.
2. Wählen Sie oben rechts Neu hinzufügen. Auf einem schmalen Bildschirm zeigt die Schaltfläche nur ein Pluszeichen. Das Formular Neues Produkt hinzufügen wird geöffnet.
3. Füllen Sie die fünf mit einem roten Stern markierten Felder aus: Produktname, Produktcode, Lieferant, Kategorie und Einheit.
4. Ergänzen Sie alle weiteren Angaben, die Sie bereits kennen. Alle anderen Felder haben einen sinnvollen Standardwert und können später geändert werden.
5. Wählen Sie Speichern. Eine Bestätigung erscheint, und das neue Produkt blinkt oben in der Produktliste auf.

Pflichtfelder und Produktdetails

Die fünf mit Stern markierten Felder sind Pflichtfelder; ohne sie können Sie ein Produkt nicht speichern. Lieferant ist auch dann erforderlich, wenn Beschaffung auf Gefertigt gesetzt ist. Wählen Sie daher auch für gefertigte Artikel einen Lieferanten aus.

Kategorie und Einheit werden aus Listen ausgewählt, die Ihre Organisation in den Einstellungen unter Kategorien und Maßeinheiten verwaltet. Wenn eine der beiden Listen leer ist, können Sie das Formular nicht abschließen. Für diese beiden Seiten in den Einstellungen sind eigene Berechtigungen erforderlich (Add / Edit Category und Manage Units of Measure). Daher muss möglicherweise jemand anderes den Eintrag hinzufügen.

Der Produktcode ist Ihre eigene Referenz für den Artikel, zum Beispiel eine SKU oder eine Artikelnummer. Geben Sie ihn genau so ein, wie er in Listen und auf Dokumenten erscheinen soll. Keine Ihrer Eingaben ist endgültig festgelegt: Sie können später jedes Feld bearbeiten, einschließlich des Produktcodes.

Unterkategorie ist optional und bietet nur Einträge an, die zur gewählten Kategorie gehören. Wenn die Kategorie keine Unterkategorien hat, wird dies in der Liste angezeigt. Wenn Sie die Kategorie nachträglich ändern, wird die Unterkategorie geleert, und Sie müssen sie erneut auswählen.

Bestand und Lagerplätze verfolgen

Im Bestand zählen/anzeigen befindet sich unter den Preisfeldern und ist für ein neues Produkt eingeschaltet. Lassen Sie die Einstellung für alle Artikel eingeschaltet, die Sie auf Lager halten.

Direkt unter Im Bestand zählen/anzeigen befindet sich Lagerplätze verfolgen. Verwenden Sie diese Einstellung für Produkte, deren Bestand Sie innerhalb jedes Lagerorts Regal für Regal erfassen möchten. Sie kann erst eingeschaltet werden, nachdem das Produkt gespeichert wurde.

Regale sind ab dem Tarif Starter enthalten. Im Tarif Free zeigt der Schalter ein Schloss. Siehe Lagerplätze: Bestand eines Produkts nach Regal verfolgen.

Standardwerte

Der Schalter neben Grunddaten des Produkts zeigt für ein neues Produkt Aktiv an. Als Preiswährung ist die Standardwährung Ihrer Organisation voreingestellt, sofern eine festgelegt wurde. Der Stückpreis ist anfangs null.

Unter Bestandsniveaus beträgt die Erwartete Wiederbeschaffungszeit anfangs 30 Tage, die Bestellreichweite (Tage) beträgt anfangs 30 und die automatische Berechnung des Sicherheitsbestands ist ausgeschaltet.

Ein Produktbild hinzufügen

Ein Produktbild kann erst hinzugefügt werden, nachdem das Produkt angelegt wurde. Während Sie es anlegen, ist die Bildschaltfläche ausgegraut, und das Formular fordert Sie auf, zuerst zu speichern.

1. Speichern Sie das Produkt.
2. Öffnen Sie das Produkt erneut, um es zu bearbeiten.
3. Laden Sie eine Bilddatei mit höchstens 5 MB hoch.

Abteilungen zuweisen

Wenn Sie abbrechen, kehren Sie mit allen Ihren Eingaben zum Formular zurück. Um das Produkt ohne Änderung am Lieferanten zu behalten, brechen Sie ab, entfernen Sie im Formular die Auswahl unter Abteilungen und speichern Sie erneut.

Berechtigungen, Produktlimits und Barcode-Fehler

Zum Anlegen und Bearbeiten von Produkten ist die Berechtigung Add / Edit / Delete Products erforderlich. Ohne sie wird die Schaltfläche Neu hinzufügen überhaupt nicht angezeigt.

Ihr Tarif legt fest, wie viele Produkte die Organisation haben darf. Wenn das Limit erreicht ist, ist Neu hinzufügen ausgegraut und die Seite Produkte zeigt Produktlimit erreicht sowie den Umfang Ihres Tarifs an. Der Inhaber sieht Tarife vergleichen und Upgrade auf, gefolgt vom Namen des nächsthöheren Tarifs. Alle anderen sehen den Hinweis, den Inhaber der Organisation um eine Tarifänderung zu bitten.

Wenn Speichern nicht erfolgreich ist, prüfen Sie die Barcode-Felder. Ein in EAN-13, UPC-A oder Barcode eingegebener Wert muss ein gültiger Code des jeweiligen Typs sein. Das Feld zeigt bereits während der Eingabe einen Formathinweis an. Speichern Sie trotzdem, wird der Vorgang mit einer Fehlermeldung zum Format abgelehnt.

Weitere Möglichkeiten, Produkte anzulegen

Auf dem Dashboard öffnet der Schritt Produkte anlegen unter Erste Schritte dasselbe Formular. Wenn Ihre Produkte bereits in einer Tabellenkalkulation vorliegen, können Sie sie mit Aus Datei importieren in einem Durchgang hinzufügen. Siehe Produkte und Lieferanten aus einer CSV-Datei importieren.

Um mehrere Produkte für einen Lieferanten anzulegen, beginnen Sie stattdessen auf der Seite des jeweiligen Lieferanten. Der Lieferant ist dann bereits eingetragen und kann nicht versehentlich geändert werden.