Enregistrer une réception sur une expédition

Les réceptions sont enregistrées dans Expéditions, sur le bon de commande correspondant aux marchandises commandées. Tant que vous n'enregistrez pas de réception ici, le stock n'existe pas dans StockBold, quels que soient les documents du fournisseur.

Seuls les bons de commande approuvés apparaissent dans Expéditions. Si vous ne trouvez pas la commande, vérifiez qu'elle a été approuvée. Les commandes d'un fournisseur supprimé ne sont pas affichées et aucune réception ne peut y être enregistrée.

Vérifier le coût avant la réception

Le coût du stock réceptionné provient de la ligne du bon de commande, et non de ce que vous saisissez dans la réception. Il correspond au prix unitaire de la ligne converti dans la devise de votre organisation, auquel s'ajoutent les frais annexes par unité enregistrés sur cette ligne. Les remplacements gratuits liés à des réclamations fournisseurs suivent les règles de coût décrites ci-dessous.

Enregistrer une réception

1. Ouvrez Expéditions depuis le menu supérieur et restez sur l'onglet Expéditions entrantes.
2. Recherchez le bon de commande. Si la liste est longue, utilisez les filtres par plage de dates, numéro de bon de commande, fournisseur ou utilisateur affecté.
3. Cliquez sur l'icône de camion dans la colonne des actions, à droite de la ligne. Son infobulle indique Modifier la réception. La fenêtre Gérer la réception s'ouvre sur l'onglet Réceptionner des produits.
4. Sous Ajouter une réception, choisissez la ligne dans Produit.
5. Saisissez le nombre d'unités arrivées dans Quantité. Lorsque toute la quantité encore attendue d'une ligne est arrivée, utilisez Tous à côté de Quantité pour renseigner la quantité restante. La valeur Max. sous le champ indique la quantité maximale que vous pouvez encore réceptionner sur cette ligne.
6. Renseignez dans Date le jour où les marchandises sont réellement arrivées.
7. Si le produit est suivi par étagère, assurez-vous que le total réparti sur les étagères correspond à la quantité arrivée. Ranger sur des étagères de, suivi de l'entrepôt de réception, apparaît dès que vous saisissez une quantité, et Ajouter reste indisponible tant que le total réparti sur les étagères ne correspond pas à cette quantité. Voir Emplacements d'étagère dans les sorties de stock, transferts, réceptions et corrections.
8. Cliquez sur Ajouter. La ligne apparaît sous son produit dans la liste ci-dessous, avec la mention En attente.
9. Répétez l'opération pour chaque produit arrivé.
10. Cliquez sur Enregistrer les modifications (Enregistrer sur téléphone).

Ajouter met uniquement une ligne en attente ; rien n'entre en stock tant que vous ne cliquez pas sur Enregistrer les modifications. Une ligne en attente apparaît en orange avec l'étiquette En attente et peut être retirée à l'aide de l'icône de corbeille située à côté. Si vous fermez la fenêtre alors que des lignes sont encore en attente, un message Modifications non enregistrées vous demande de confirmer avant qu'elles ne soient abandonnées.

Vous pouvez enregistrer des réceptions partielles en plusieurs fois. Enregistrez chacune à son arrivée, avec sa propre date : la quantité encore attendue sur chaque ligne diminue en conséquence.

Ce qui se passe lors de l'enregistrement

L'enregistrement crée un mouvement d'entrée de stock par ligne, daté de la Date que vous avez saisie et non de la date du jour. Vous pouvez consulter les mouvements dans Stock, puis Mouvements.

Le stock actuel augmente dans l'Entrepôt de livraison de la commande. Pour une commande plus ancienne qui n'en indique pas, la réception est enregistrée dans votre entrepôt par défaut. La réception apparaît également dans l'onglet Historique de la même fenêtre, regroupée par date, avec l'entrepôt et votre nom.

Si l'Entrepôt de livraison de la commande a été supprimé, aucune réception ne peut être enregistrée sur cette commande. Restaurez l'entrepôt dans Paramètres, puis Entrepôts, ou rouvrez la commande et choisissez un autre entrepôt.

Limites des réceptions

La date de réception ne peut pas être antérieure à celle du bon de commande ni se situer dans le futur. La quantité ne peut pas dépasser la quantité encore attendue sur cette ligne, et un produit supprimé ne peut pas être réceptionné. Si la date de réception tombe dans un exercice clôturé, l'enregistrement est refusé et un message vous informe que l'exercice est clôturé.

Si le bon de commande est daté dans le futur, la fenêtre affiche Réceptions impossibles pour le moment ainsi que la date du bon de commande. Vous ne pouvez enregistrer des réceptions qu'à cette date ou après.

Accès aux services et autorisations

L'enregistrement d'une réception nécessite l'autorisation Manage Shippings. Sans cette autorisation, l'icône de camion n'apparaît pas du tout sur la ligne. Si vous voyez l'expédition mais pas l'icône, demandez à un administrateur de vérifier votre rôle.

Si votre compte est limité à certains services, vous ne voyez que les bons de commande de ces services et ne pouvez réceptionner que les produits qui leur sont affectés. Les produits des autres services et les produits sans service affichent un cadenas et la mention (restreint) après leur nom et ne peuvent pas être sélectionnés. Une personne sans limitation de service doit réceptionner ces lignes ; les propriétaires et les utilisateurs ayant le rôle Administrateur ne sont jamais limités.

Remplacements gratuits liés à des réclamations fournisseurs

Si le bon de commande concerne un remplacement gratuit lié à une réclamation fournisseur, le formulaire l'indique sur la ligne correspondante. Lors de l'enregistrement, les unités de remplacement prennent automatiquement le coût des unités défectueuses qu'elles remplacent, au lieu du prix nul indiqué sur la commande.

Si la quantité commandée sur la ligne dépasse la quantité encore due au titre de la réclamation, les unités excédentaires entrent sans coût sur une ligne distincte, ajoutée à la commande. Un message vous indique combien d'unités sont concernées.

Si les unités défectueuses sont encore bloquées sur votre étagère pour la réclamation, les unités qui les remplacent entrent sans coût, afin que rien ne soit comptabilisé deux fois. La réclamation vous demande ensuite ce qu'il est advenu des unités défectueuses.

Corriger ou supprimer une réception

L'icône de corbeille dans Réceptionner des produits retire uniquement les lignes que vous n'avez pas encore enregistrées. Pour corriger ou supprimer une réception enregistrée, utilisez le crayon ou la corbeille à côté de celle-ci dans l'onglet Historique. Le crayon permet de modifier sa quantité, sa date et son entrepôt ; la corbeille la supprime. Les deux actions sont consignées dans l'historique des réceptions de la commande. Voir Livraisons partielles et réception de quantités supérieures à la commande pour connaître les règles.

Un bon de commande est considéré comme entièrement livré lorsque tout ce qui a été commandé est arrivé. Sa ligne passe alors dans Expéditions terminées et son action devient Afficher les détails. Cette action ouvre la même fenêtre, intitulée Détails de l'expédition, sans l'onglet Réceptionner des produits : aucune réception supplémentaire ne peut donc y être enregistrée. Une réception figurant dans son onglet Historique peut toujours être corrigée ou supprimée à l'aide du crayon et de la corbeille situés à côté par toute personne disposant de l'autorisation Manage Shippings, sauf si elle concerne une ligne de remplacement, auquel cas elle ne peut pas être corrigée ni supprimée par la suite.