Registrar una entrega en un envío

Las entregas se registran en Envíos, en el pedido de compra con el que se pidió la mercancía. Hasta que guardes una entrega aquí, las existencias no existen en StockBold, independientemente de lo que indique la documentación del proveedor.

Solo los pedidos de compra aprobados aparecen en Envíos. Si no encuentras el pedido, comprueba que se haya aprobado. Los pedidos de un proveedor eliminado no aparecen en la lista y no se pueden registrar entregas para ellos.

Comprobar el coste antes de recibir

El coste de las existencias que recibes procede de la línea del pedido de compra, no de lo que escribas en la entrega. Es el precio unitario de la línea convertido a la moneda de tu organización, más los costes adicionales por unidad registrados en esa línea. Las sustituciones gratuitas vinculadas a reclamaciones al proveedor siguen las reglas de coste descritas más abajo.

Registrar una entrega

1. Abre Envíos desde el menú superior y permanece en la pestaña Envíos entrantes.
2. Busca el pedido de compra. Si la lista es larga, utiliza los filtros de intervalo de fechas, número de pedido de compra, proveedor o usuario asignado.
3. Haz clic en el icono del camión en la columna de acciones, a la derecha de la fila. Su información emergente dice Editar entrega. Se abre la ventana Gestionar entrega en la pestaña Recibir productos.
4. En Añadir nueva entrega, elige la línea en Producto.
5. Introduce la cantidad recibida en Cantidad. Cuando haya llegado toda la cantidad pendiente de una línea, utiliza Todos junto a Cantidad para rellenar la cantidad restante. La cifra Máx. debajo del campo es la cantidad máxima que aún puedes recibir en esa línea.
6. Establece Fecha en el día en que llegaron realmente los productos.
7. Si el producto se controla por estantería, asegúrate de que las cantidades asignadas a las estanterías sumen la cantidad recibida. Colocar en estanterías de, seguido del almacén de recepción, aparece cuando introduces una cantidad, y Añadir permanece desactivado hasta que las cantidades asignadas a las estanterías sumen la cantidad recibida. Consulta Ubicaciones de estantería en salidas, traspasos, entregas y correcciones.
8. Haz clic en Añadir. La línea aparece debajo de su producto en la lista inferior, marcada como Pendiente.
9. Repite el proceso para cada producto que haya llegado.
10. Haz clic en Guardar cambios (Guardar en un teléfono).

Añadir solo pone una línea en espera; nada se incorpora a las existencias hasta que haces clic en Guardar cambios. Una línea en espera aparece en ámbar con una etiqueta Pendiente y se puede quitar con el icono de la papelera situado junto a ella. Si cierras la ventana cuando aún hay líneas pendientes, un mensaje de Cambios sin guardar te pide confirmación antes de descartarlas.

Puedes registrar entregas parciales en varias veces. Registra cada una a medida que llegue, con su propia fecha, y la cantidad pendiente de cada línea disminuirá en consecuencia.

Qué ocurre al guardar

Al guardar, se crea un movimiento de entrada por cada línea, con la Fecha que introdujiste en lugar de la fecha de hoy. Puedes ver los movimientos en Existencias y después en Movimientos.

La cantidad en existencias aumenta en el Almacén de destino del pedido. Si se trata de un pedido antiguo que no tiene uno, la recepción se registra en tu almacén predeterminado. La recepción también aparece en la pestaña Historial de la misma ventana, agrupada por fecha, con el almacén y tu nombre asociados.

Si se ha eliminado el Almacén de destino del pedido, no se puede recibir nada en él. Restaura el almacén en Ajustes y después en Almacenes, o vuelve a abrir el pedido y elige otro almacén.

Límites de las entregas

La fecha de entrega no puede ser anterior a la fecha del pedido de compra ni estar en el futuro. La cantidad no puede superar la cantidad aún pendiente en esa línea y no se puede recibir un producto eliminado. Si la fecha de entrega corresponde a un ejercicio cerrado, se rechaza el guardado y se te informa de que el ejercicio está cerrado.

Si la fecha del pedido de compra es futura, la ventana muestra Aún no se pueden registrar entregas junto con la fecha del pedido de compra. Solo puedes registrar entregas en esa fecha o después.

Acceso a departamentos y permisos

Para registrar una entrega se necesita el permiso Manage Shippings. Sin él, el icono del camión no aparece en la fila. Si puedes ver el envío pero no el icono, pide a un administrador que revise tu rol.

Si tu cuenta está limitada a determinados departamentos, solo ves los pedidos de compra de esos departamentos y solo puedes recibir productos asignados a ellos. Los productos de otros departamentos y los productos sin departamento muestran un candado y (restringido) después de su nombre, y no se pueden seleccionar. Alguien sin limitaciones de departamento tiene que recibir esas líneas; los propietarios y quienes tienen el rol Administrador nunca tienen esas limitaciones.

Sustituciones gratuitas vinculadas a reclamaciones al proveedor

Si el pedido de compra es una sustitución gratuita vinculada a una reclamación al proveedor, el formulario lo indica en esa línea. Al guardar, las unidades de sustitución toman automáticamente el coste de las unidades defectuosas a las que sustituyen, en lugar del precio cero del pedido.

Si se solicitaron en la línea más unidades de las que siguen pendientes en la reclamación, las unidades que excedan esa cantidad entran sin coste en una línea propia, que se añade al pedido. Un mensaje te indica cuántas son.

Si la reclamación aún mantiene bloqueadas las unidades defectuosas en tu estantería, las unidades que las sustituyen entran sin coste, para que nada se contabilice dos veces. La reclamación pregunta entonces qué ocurrió con las unidades defectuosas.

Corregir o eliminar una entrega

El icono de la papelera en Recibir productos solo quita las líneas que aún no has guardado. Para corregir o eliminar una entrega guardada, utiliza el lápiz o la papelera que aparecen junto a ella en la pestaña Historial. El lápiz cambia su cantidad, fecha y almacén; la papelera la elimina. Ambas acciones se registran en el historial de entregas del pedido. Consulta Entregas parciales y recepción de más unidades de las pedidas para conocer las reglas.

Un pedido de compra se considera entregado por completo cuando ha llegado todo lo solicitado. Su fila pasa entonces a Envíos completados y su acción cambia a Ver detalles. Esta acción abre la misma ventana, titulada Detalles del envío, sin la pestaña Recibir productos, por lo que no se puede recibir nada más desde ella. Cualquier persona con el permiso Manage Shippings puede seguir corrigiendo o eliminando una entrega que aparezca en la pestaña Historial mediante el lápiz y la papelera situados junto a ella, excepto las entregas de una línea de sustitución, que no se pueden corregir ni eliminar después.