Livraisons partielles et réception de quantités supérieures à la commande

Un bon de commande ne doit pas nécessairement arriver en une seule livraison. Vous pouvez enregistrer autant de réceptions que nécessaire pour une même ligne de commande. Chaque réception enregistrée ajoute la quantité au stock à la date indiquée et réduit la quantité en attente sur la ligne.

Trouver une expédition

Ouvrez Expéditions dans le menu supérieur. Seuls les bons de commande approuvés apparaissent ici. Les commandes au statut Brouillon, En attente ou Non approuvé ne sont pas affichées.

L'onglet Expéditions entrantes répertorie toutes les commandes approuvées qui ne sont pas encore entièrement réceptionnées. L'onglet Expéditions terminées répertorie les commandes entièrement réceptionnées.

Dans la colonne Réceptionné, une coche verte signifie que la commande est entièrement réceptionnée, un triangle d'avertissement jaune qu'elle est partiellement réceptionnée et une croix grise que rien n'a été reçu.

Enregistrer une réception

1. Ouvrez Expéditions dans le menu supérieur.
2. Restez sur l'onglet Expéditions entrantes.
3. Trouvez la ligne du bon de commande arrivé.
4. Dans la colonne des actions à la fin de la ligne, choisissez Modifier la réception, l'icône de camion. Le panneau Gérer la réception s'ouvre sur l'onglet Réceptionner des produits.
5. Sous Produit, sélectionnez la ligne de commande arrivée.
6. Saisissez la Quantité reçue. Choisissez Tous pour renseigner toute la quantité encore en attente sur cette ligne.
7. Indiquez comme Date le jour d'arrivée des marchandises.
8. Choisissez Ajouter. La réception est affichée comme en attente, mais elle n'est pas enregistrée.
9. Répétez l'opération pour chaque autre ligne arrivée dans le même camion.
10. Choisissez Enregistrer les modifications.

Sur un petit écran, les onglets s'appellent Entrantes, Terminées et Réceptionner, et le bouton d'enregistrement s'appelle Enregistrer.

Vérifier les quantités en attente

Après avoir sélectionné une ligne, l'indication grise Max. sous Quantité affiche la quantité encore en attente sur la ligne sélectionnée : la quantité commandée, moins celle déjà réceptionnée et celle ajoutée en attente dans le panneau. La barre Progression globale en haut du panneau affiche le même calcul pour l'ensemble de la commande.

Par exemple, si un fournisseur vous doit 100 unités et en envoie 40 maintenant et 60 le mois prochain, enregistrez 40 aujourd'hui. La ligne indique alors 60 unités en attente et l'expédition reste dans l'onglet Entrantes. Enregistrez les 60 unités restantes à leur arrivée pour terminer la commande.

Une fois que tout ce qui a été commandé a été réceptionné, l'expédition passe dans Expéditions terminées. Sa ligne propose Afficher les détails, l'icône en forme d'œil, au lieu de Modifier la réception, et le panneau s'ouvre sur l'onglet Historique. Il n'est plus possible d'enregistrer de réception pour cette expédition, mais une réception enregistrée peut encore y être corrigée ou supprimée.

Corriger ou supprimer une réception

Dans l'onglet Historique du panneau, utilisez le crayon à côté d'une réception pour la corriger ou la corbeille pour la supprimer.

Corriger la réception permet de modifier la quantité, la date de réception et l'entrepôt en une seule étape. Le stock est ajusté en conséquence, la quantité réceptionnée de la ligne de commande change et la valeur du stock est recalculée. Le prix et les frais annexes de la ligne de commande restent inchangés.

Une correction ne peut pas augmenter la quantité au-delà de ce qui reste en attente sur la ligne ni fixer la date de réception avant celle du bon de commande. Elle est refusée si elle fait passer le stock sous zéro à un moment quelconque dans l'ancien ou le nouvel entrepôt. Si les unités ont déjà été vendues ou utilisées, vous devez d'abord annuler ces opérations.

Une correction est également refusée si l'ancienne ou la nouvelle date tombe dans un exercice clôturé, ou si une réclamation fournisseur dépend de la réception : la réception correspond au remplacement pour cette réclamation, ou la réclamation a été ouverte sur sa ligne de commande. Le message indique la réclamation et permet de l'ouvrir.

La suppression d'une réception la retire du stock et de l'expédition : la quantité est donc de nouveau en attente. Une expédition terminée revient dans l'onglet Entrantes. Les mêmes règles que pour une correction s'appliquent.

L'onglet Historique affiche toujours une réception supprimée, barrée et marquée Supprimée, avec le nom de la personne qui l'a supprimée et la date de suppression. Chaque correction apparaît sous sa réception avec les anciennes et les nouvelles valeurs. L'Historique du bon de commande affiche les mêmes entrées.

L'enregistrement, la correction et la suppression d'une réception nécessitent l'autorisation Manage Shippings. Le mouvement d'entrée en stock créé par une réception peut également être corrigé ou supprimé depuis Stock, puis Mouvements, selon les mêmes règles et avec le même effet.

Réceptionner plus que la quantité commandée

Vous ne pouvez pas réceptionner plus que la quantité commandée, que ce soit depuis ce panneau ou par un autre moyen. Vous pouvez saisir une valeur supérieure dans Quantité, mais Ajouter la refuse en affichant un message indiquant que la quantité dépasse celle en attente sur la ligne de commande, avec le nom du produit et la quantité maximale pouvant encore être réceptionnée. Une ligne pour laquelle aucune quantité n'est en attente est grisée dans la liste Produit.

La même règle est vérifiée à nouveau lorsque vous choisissez Enregistrer les modifications. Si deux personnes réceptionnent la même ligne au même moment, elles ne peuvent pas enregistrer ensemble plus que la quantité commandée : le second enregistrement est refusé avec le même message et aucune de ses lignes n'est enregistrée.

Les unités excédentaires ne peuvent pas être enregistrées sur la commande avec laquelle elles sont arrivées. Si le fournisseur envoie des unités supplémentaires et que vous les conservez, enregistrez d'abord la quantité commandée ici. Traitez l'excédent séparément, au moyen d'une ligne de commande couvrant ces unités ou d'un mouvement de stock sous Stock, puis Mouvements. N'augmentez pas la quantité d'une autre ligne pour y inclure ces unités.

Si vous rouvrez une commande pour laquelle des marchandises ont déjà été réceptionnées afin d'ajouter des unités, les quantités des lignes déjà réceptionnées peuvent être augmentées, mais jamais réduites en dessous de la quantité reçue. La commande doit être à nouveau approuvée avant que le reste puisse être réceptionné.

Restrictions liées à l'entrepôt et à la date

Les marchandises réceptionnées entrent dans l'Entrepôt de livraison de la commande. Pour une ancienne commande sans entrepôt de livraison, les marchandises sont réceptionnées dans votre entrepôt par défaut. Si cet entrepôt a été supprimé, l'enregistrement est refusé. Restaurez-le dans Paramètres, puis Entrepôts, ou rouvrez la commande et choisissez un autre entrepôt.

Une réception ne peut pas être datée avant la date du bon de commande ni dans le futur. Une commande datée dans le futur ne peut faire l'objet d'aucune réception : le panneau indique Réceptions impossibles pour le moment et précise la date. Si la date de réception tombe dans un exercice clôturé, l'enregistrement est refusé.

Accès aux expéditions et aux produits

Modifier la réception apparaît uniquement pour les comptes disposant de l'autorisation Manage Shippings. Sans cette autorisation, une ligne entrante ne propose aucune action ; cliquer sur la ligne permet seulement de développer la liste de ses produits. Afficher les détails sur les expéditions terminées est accessible à toute personne pouvant consulter la page.

Si votre accès est limité à certains services, les lignes des produits qui n'en font pas partie s'affichent comme (restreint) et ne peuvent pas être sélectionnées. Les produits qui ne sont affectés à aucun service s'affichent également comme (restreint) et ne peuvent pas être sélectionnés.