De dónde procede la cantidad sugerida

Abre Existencias y, después, Lista de reaprovisionamiento. Cada producto muestra una barra de Nivel de stock, con la cantidad en existencias a la izquierda y el stock de seguridad a la derecha, junto con una Cant. sugerida y una casilla de Cant. a reponer.

La Cant. sugerida es el número de unidades que el sistema te recomienda pedir ahora. Puedes introducir tu propia cifra en Cant. a reponer; el pedido de compra partirá de esa cifra en lugar de la sugerida.

Cómo se calcula la cantidad sugerida

El sistema suma las existencias disponibles —las existencias actuales menos las unidades bloqueadas por reclamaciones a proveedores— a las existencias ya pedidas. Después compara el total con el punto de pedido del producto.

Si el total supera el punto de pedido, la cantidad sugerida es cero. Si es igual o inferior al punto de pedido, la cantidad sugerida eleva el total hasta el punto de pedido más el consumo medio correspondiente a los días de cobertura del producto. El resultado siempre se redondea al alza a una unidad entera.

El punto de pedido es el stock de seguridad más las existencias que se prevé consumir mientras se espera la entrega. Esta última cifra es el consumo medio diario multiplicado por el plazo de aprovisionamiento previsto en días. El stock de seguridad utilizado es la cifra mayor entre el stock de seguridad calculado y el Stock de seguridad manual.

Por ejemplo, un producto consume 300 unidades al mes, o 10 al día. Su plazo de aprovisionamiento es de 14 días, mantiene un mes de stock de seguridad y tiene los 30 días de cobertura predeterminados. Su punto de pedido es 300 + 14 × 10 = 440.

Con 430 unidades en existencias y ninguna pedida, la cantidad sugerida es 440 + 300 − 430 = 310. Una vez aprobado un pedido de esas 310 unidades, el producto suma 740 unidades, incluido el pedido. La cantidad sugerida baja a cero y permanece ahí hasta que las existencias vuelven a caer hasta el punto de pedido.

¿Qué pedidos cuentan como existencias pedidas?

Las existencias pedidas son las de los pedidos de compra con estado Aprobado que no se han recibido por completo. Para cada línea, la cantidad pendiente de recibir es la cantidad pedida menos la cantidad recibida hasta ese momento para esa línea, y nunca es inferior a cero.

Los pedidos en estado Borrador, pendientes y no aprobados no se contabilizan. Cuando aparece una cifra de Llegadas de PC junto a la cantidad sugerida de un producto, contabiliza los mismos pedidos aprobados.

Un pedido solo se contabiliza una vez aprobado. Comprueba si hay pedidos en curso antes de pedir el mismo producto: el borrador de un compañero o un pedido pendiente de aprobación no afectan a la cantidad sugerida.

Cómo se calculan el consumo y el stock de seguridad

El consumo medio diario es el consumo medio mensual dividido entre 30. El consumo medio mensual es el total consumido durante el periodo de cálculo dividido entre el número de meses de ese periodo. El stock de seguridad calculado es esa misma media mensual multiplicada por los meses de stock de seguridad, redondeada a unidades enteras.

El consumo incluye los movimientos de salida, los componentes consumidos en un montaje y los ajustes que reducen las existencias. No se contabiliza nada más. Por ejemplo, los traspasos entre almacenes y las unidades defectuosas que salen de las existencias en relación con una reclamación al proveedor no se consideran consumo, por lo que no aumentan la cantidad sugerida.

Con el cálculo automático activado, el stock de seguridad que se muestra en la barra de Nivel de stock y en la columna Cant. de seguridad es la cifra mayor entre la calculada y el Stock de seguridad manual. Un producto con poco historial puede mostrar stock de seguridad porque se ha recurrido a la cantidad manual. El punto de pedido, la fecha de reaprovisionamiento y la cantidad sugerida utilizan esa misma cifra mayor.

Si Activar el cálculo automático del stock de seguridad está desactivado, no se calcula nada para el producto y su Cant. sugerida muestra un guion. Su stock de seguridad es simplemente la cantidad manual. Activa el ajuste para obtener una sugerencia.

Cuando un producto aún no tiene una cifra de stock de seguridad, el lado derecho de la barra de Nivel de stock muestra 1. Es un valor de relleno para que la barra tenga una referencia con la que dibujarse; no es un nivel que hayas configurado.

Configurar los parámetros de reaprovisionamiento del producto

Los ajustes que determinan la cantidad sugerida pertenecen al producto, no a la lista.

1. Abre la página del producto.
2. Selecciona Editar producto.
3. Ve a la sección Niveles de stock.
4. Establece el Plazo de aprovisionamiento previsto en días. Un producto nuevo empieza con 30. Si borras el valor, se guarda como 0 y el punto de pedido solo cubre el stock de seguridad.
5. Establece el Stock de seguridad manual si quieres fijar un mínimo para el stock de seguridad. Con el cálculo automático activado, se utiliza la cifra mayor entre esta cantidad y la calculada para el punto de pedido y la cantidad sugerida.
6. Establece los Días de cobertura del pedido según los días de consumo que quieres que cubra cada pedido por encima del punto de pedido. Acepta un número entero de 1 a 365 y un producto nuevo empieza con 30. Una cobertura mayor implica pedidos más grandes y menos frecuentes.
7. Activa el interruptor Activar el cálculo automático del stock de seguridad para que las cifras se basen en el historial de consumo. Los dos controles deslizantes que hay debajo solo aparecen cuando está activado.
8. Establece los Meses de stock de seguridad según los meses de consumo medio que quieras mantener como reserva. El control va de 1 a 12 meses y un producto nuevo empieza con 3.
9. Establece el Periodo de cálculo (meses) para indicar cuántos meses hacia atrás se toman para calcular la media. El control va de 1 a 12 meses y un producto nuevo empieza con 3.
10. Deja Redondear el resultado del stock de seguridad como está si solo te interesa la cantidad del pedido. Este ajuste controla si el consumo medio mensual se guarda como número entero; no cambia la cantidad sugerida.

También puedes abrir la pestaña Punto de pedido del producto y seleccionar Editar parámetros para abrir el formulario directamente en la sección Niveles de stock.

Cuándo se actualizan las cifras

Al guardar un cambio en los ajustes de reaprovisionamiento de un producto, sus cifras se recalculan de inmediato o en el plazo de un minuto si acaba de ejecutarse un cálculo. Los nuevos movimientos de existencias y las aprobaciones de pedidos se incorporan en el cálculo periódico, que se ejecuta aproximadamente una vez por hora.

La cantidad en existencias de la barra de Nivel de stock se consulta en tiempo real. Justo después de una salida grande, los dos lados de la fila pueden no coincidir hasta la siguiente ejecución del cálculo.

Por qué una cantidad sugerida puede ser baja o cero

Es posible que un pedido aprobado ya cubra la necesidad. La fecha de reaprovisionamiento se calcula únicamente a partir de las existencias disponibles —las existencias actuales menos las unidades bloqueadas por reclamaciones a proveedores—, por lo que un producto puede llegar a su fecha de reaprovisionamiento y seguir mostrando una cantidad sugerida de cero porque el pedido en camino es suficiente.

El mes actual se excluye de la media porque aún no ha terminado. Por eso, un producto que solo ha empezado a tener movimientos este mes aún no muestra consumo. El total también se divide entre todo el periodo de cálculo, no solo entre los meses con movimiento. Por ejemplo, el consumo concentrado en un mes de un periodo de tres se promedia entre los tres meses.

Un producto sin historial de consumo no tiene consumo diario, por lo que no recibe una fecha de reaprovisionamiento. Con el cálculo automático activado, si sus existencias actuales más las existencias pedidas son iguales o inferiores al Stock de seguridad manual, la cantidad sugerida sigue cubriendo la diferencia hasta alcanzar esa cantidad.

Almacenes y reclamaciones a proveedores

La cantidad en existencias utilizada aquí es el total de todos tus almacenes, menos las unidades bloqueadas por reclamaciones a proveedores. El material que has comunicado como defectuoso y mantenido en la estantería para el proveedor no son existencias que puedas utilizar, por lo que nunca impide una sugerencia, una fecha de reaprovisionamiento ni un aviso de stock bajo. La fecha de fin de stock se calcula a partir de la misma cifra disponible.

La sugerencia es por producto, no por almacén. No indica si las existencias están en el almacén equivocado.

Previsiones de demanda y de inventario

El panel Previsión de demanda de la pestaña Punto de pedido del producto calcula una tendencia de la demanda y un patrón estacional. Ninguno de los dos se aplica a la cantidad sugerida, la fecha de reaprovisionamiento o la fecha de fin de stock; estas utilizan la media constante descrita anteriormente.

El gráfico Previsión de inventario muestra las existencias previstas al final de cada mes a partir de hoy, con los pedidos de compra cuya llegada está prevista y marcadores que indican cuándo debe reaprovisionarse el producto y cuándo se agotan sus existencias. El gráfico supone el mismo consumo cada mes.

Cuando un producto tiene un patrón estacional, marca Tener en cuenta la estacionalidad para ver los meses en los que se consume más o menos. Esto solo cambia el gráfico, no las fechas clave ni la cantidad sugerida. Si sabes que se aproxima una temporada, crea tú mismo el pedido o asigna al producto más días de cobertura para ese periodo.

Comprobar las cifras de una sugerencia

Abre la página del producto y su pestaña Punto de pedido. En la parte superior aparecen cuatro cifras: Reaprovisionar antes de, Fecha de fin de stock, Punto de pedido y Pedido sugerido. Pedido sugerido también muestra los días de cobertura del producto, por ejemplo, Cobertura: 30 d. Con el cálculo automático desactivado, la cuarta cifra es el stock de seguridad establecido manualmente.

Debajo, Cómo se calcula el punto de pedido muestra la suma como Stock de seguridad + Consumo durante el plazo de aprovisionamiento = Punto de pedido. Cada parte tiene un botón de ayuda y una línea que muestra su cálculo, como 300 al mes × 1 mes o 14 días × 10 al día. Los parámetros utilizados se enumeran debajo. Esto puede ayudarte a identificar qué ajuste produce un resultado inesperado.

Un producto excluido de las existencias muestra Sin seguimiento en el inventario en esa pestaña.

Para comparar varios productos, abre Existencias, después Ver existencias y activa las columnas Cant. sugerida y Último cálculo. Ambas están ocultas hasta que las seleccionas. Último cálculo muestra lo recientes que son las cifras.

Crear un pedido de compra desde la lista de reaprovisionamiento

Cada grupo de proveedores de la lista de reaprovisionamiento tiene un botón Crear pedido de compra. Cada línea del nuevo pedido parte de la Cant. a reponer del artículo si la has rellenado; de lo contrario, toma la cantidad sugerida.

Un guion hace que la línea empiece en 1. Un cero se mantiene en 0 y muestra una advertencia, por lo que el pedido no se puede guardar hasta que introduzcas una cantidad o quites la línea. Revisa las cantidades antes de guardar el pedido.