En un almacén donde trabajan dos personas no hace falta un plano. Las dos saben que los conectores azules están en la estantería detrás de la puerta. El problema llega cuando una se va de vacaciones, cuando el equipo pasa de dos a ocho personas o cuando alguien cambia los conectores de sitio sin avisar.
Las ubicaciones en estanterías sustituyen la memoria por una dirección. Cada estantería tiene un código y el sistema registra cuántas unidades de cada producto hay en ella.
Qué es una ubicación y qué no es
Una ubicación en estantería indica cómo se reparte el stock que ya hay en un almacén. Si el almacén tiene 500 unidades, puede haber 300 en A-01 y 200 en B-03. Las ubicaciones no añaden ni quitan stock, ni cambian su valor. Indican dónde está.
Por eso, una ubicación en estantería no es otro almacén. Cada almacén tiene sus propias existencias, recuentos y recepciones de mercancía. Una estantería es una dirección dentro de él.
Cómo codificar las estanterías
Un buen código sigue el recorrido de quien busca el producto: primero el pasillo, después el módulo y, por último, la altura.
| Código | Significado |
|---|---|
| A-01-1 | Pasillo A, módulo 01, altura 1 (suelo) |
| A-01-2 | Mismo módulo, una altura más arriba |
| A-02-1 | Siguiente módulo, a ras de suelo |
| B-01-1 | Primer módulo del pasillo B |
Estas reglas ayudan a que los códigos sigan siendo útiles con el tiempo:
- Añade ceros a la izquierda. Usa del 01 al 99, no del 1 al 99, para que las listas sigan el orden del recorrido.
- Usa letras para los pasillos y números para los módulos y las alturas. Mezclarlos en un mismo tramo dificulta leer el código en voz alta.
- Numera los módulos en el orden del recorrido. Lo habitual es poner los impares a un lado del pasillo y los pares al otro. Así, los números aumentan a medida que avanzas por cualquiera de los dos lados.
- Deja huecos si prevés cambios. Si un pasillo tiene 12 módulos numerados del 01 al 12, puedes añadir uno al final con el número 13. Insertar uno en medio es más difícil. Si la distribución puede cambiar, numera de dos en dos.
- No incluyas el producto en el código. Una estantería llamada CONECTORES deja de tener sentido en cuanto cambias los conectores de sitio.
Imprime el código en el borde de la estantería, bien visible. Si utilizas códigos de barras en el almacén, puedes incluir uno. Un código que solo existe en el sistema es un código que nadie usa.
Qué productos conviene controlar por ubicación
No todos los productos necesitan una ubicación. Registrar la estantería añade unos segundos a cada movimiento y, para algunas mercancías, no compensa.
Conviene hacerlo si guardas un producto en varios sitios, si lo recoge alguien distinto de quien lo colocó o si es pequeño y se confunde con otros artículos. También merece la pena cuando buscarlo cuesta más que registrar dónde está. Puedes prescindir de ello para mercancía a granel que ocupa un palé en un lugar evidente o para productos que una sola persona gestiona desde la recepción hasta el uso.
Empieza por los productos que te obligan a buscar. Añade los demás cuando lo necesites.
Cómo mantener las ubicaciones al día
Una ubicación registrada solo sirve si refleja lo que hay en la estantería. Los errores suelen aparecer de tres formas.
Colocar mercancía sin registrarla. Llega un producto, alguien lo deja en la primera estantería libre y el sistema indica que sigue sin asignar o que está en la estantería anterior. Elige la estantería al recibirlo, en el mismo paso.
Mover mercancía sin registrarlo. Alguien reúne en una sola estantería el contenido de otras dos que estaban medio vacías. Si registrar el movimiento desde el móvil lleva más tiempo que mover la caja, es fácil que se quede sin anotar.
Recoger de la estantería equivocada. El sistema indica que hay que sacar 10 unidades de A-01, pero quien prepara el pedido toma 10 de A-02 porque está más cerca. El total del almacén sigue siendo correcto, aunque ambas estanterías tienen una diferencia de 10 unidades. Un recuento por estanterías, pasillo a pasillo, permite detectarlo.
Un recuento periódico por estantería, en lugar de por producto, ayuda a mantener las ubicaciones al día: recorre el pasillo, cuenta lo que hay en cada estantería y compáralo con el registro.
Cómo funciona en StockBold
En StockBold, las estanterías pertenecen a un almacén. Puedes añadirlas en sus ajustes pegando una lista de códigos, uno por línea, incluso desde una columna de una hoja de cálculo. El sistema identifica el pasillo a partir del código: A-01 y A-02 quedan agrupadas en el pasillo A. Los códigos no pueden repetirse dentro de un mismo almacén, aunque cambies mayúsculas por minúsculas. El control por estantería se activa producto por producto; los demás siguen funcionando como antes.
En las salidas, los traspasos y las recepciones se indica de qué estanterías sale la mercancía y en cuáles se coloca. En una salida, las estanterías se proponen empezando por la que tiene más unidades. Al recibir mercancía, eliges dónde colocarla. Las unidades que están en el almacén pero aún no tienen estantería figuran como pendientes de colocar. Puedes moverlas entre estanterías desde la lista de estanterías o desde la ficha del producto. En el móvil, Scan & Move pide la estantería al registrar una salida.
Las estanterías no cambian la cantidad ni el valor del stock y están incluidas en todos los planes de pago.
Consulta más información sobre las ubicaciones en estanterías o la guía para configurar las estanterías de un almacén.