Cómo funcionan los almacenes

Un almacén es un lugar donde guardas existencias: una nave, un local, un taller o un depósito de un tercero. StockBold registra cada cantidad asociada a un almacén, no solo a un producto. Por ejemplo, un producto que muestra 400 unidades puede tener 300 en un centro y 100 en otro.

Tu organización ya tiene al menos un almacén. Si nadie puso nombre a ninguno al crear la organización, StockBold creó uno llamado «Almacén principal» en el idioma de la persona que la configuró y lo estableció como predeterminado.

Añadir un almacén

La opción Almacenes de Ajustes aparece si tienes el permiso Manage Warehouses o el permiso Manage Shelves. Sin Manage Warehouses, no puedes añadir, editar, eliminar ni restaurar un almacén. Sin Manage Shelves, no puedes añadir, renombrar ni eliminar sus estanterías.

1. Abre Ajustes y después Almacenes.
2. Selecciona Añadir almacén.
3. Introduce un nombre. Es el único campo obligatorio y debe ser diferente del nombre de cualquier otro almacén activo. La comprobación no distingue entre mayúsculas y minúsculas.
4. Añade una descripción si ayuda a identificar el centro. Aparece debajo del nombre en la lista.
5. Rellena la dirección, la ciudad, la provincia, el código postal, el teléfono y el correo electrónico si el centro recibe entregas.
6. Guarda los cambios.

Tu plan determina cuántos almacenes puedes tener. El plan Free incluye uno. Al alcanzar el límite, Añadir almacén aparece deshabilitado y Límite de almacenes alcanzado indica qué incluye tu plan. El propietario ve Comparar planes y Mejorar a seguido del nombre del siguiente plan; a los demás se les pide que soliciten al propietario de la organización que cambie el plan.

Establecer el almacén predeterminado

Un almacén es el predeterminado. Aparece preseleccionado en los formularios de movimientos de inventario y es donde se registran las mercancías recibidas si, por algún motivo, un pedido de compra no tiene almacén de destino. No puedes eliminar el almacén predeterminado: su control de eliminación aparece deshabilitado y, al pasar el cursor por encima, se explica por qué.

1. Abre Ajustes y después Almacenes.
2. Edita el almacén que quieras establecer como predeterminado.
3. Marca Establecer como almacén predeterminado.
4. Guarda los cambios.

Establecer como almacén predeterminado solo aparece cuando editas un almacén existente, no cuando añades uno. Añade primero el centro y después edítalo para establecerlo como predeterminado. Solo puede haber un almacén predeterminado a la vez; al establecer uno nuevo, el anterior deja de serlo.

Consultar las existencias y estanterías por almacén

Ver existencias suma las existencias de todos los centros y muestra una cifra por producto, salvo que utilices el filtro Almacén. Para ver dónde se encuentra un producto, abre su página y consulta Inventario por almacén.

También puedes registrar en qué estantería de un almacén se guardan las existencias. Abre Ajustes, después Almacenes, y utiliza el botón Estanterías de cada fila para añadir estanterías a cada almacén. Las estanterías se utilizan para los productos en los que activas el seguimiento por estantería y están incluidas en el plan Starter y superiores. Consulta Ubicaciones de estantería: configurar estanterías en un almacén.

Registrar una salida de existencias

Las salidas se registran en un único almacén. Salida y Traspaso aparecen en el menú Nuevo movimiento solo si tienes el permiso Stock Out, Transfer & Adjustments.

1. Abre Existencias y después Movimientos.
2. Selecciona Nuevo movimiento.
3. Elige Salida.
4. Selecciona un Almacén. La lista muestra la cantidad disponible en cada centro junto a su nombre.
5. Introduce la cantidad.

El formulario rechaza una cantidad superior a la que tiene el almacén seleccionado. La misma comprobación se aplica a los registros con fecha anterior: si la fecha elegida haría que las existencias de ese almacén bajaran de cero cualquier día entre esa fecha y hoy, el registro se rechaza.

Traspasar existencias entre almacenes

Los traspasos son la forma de cambiar las existencias de almacén.

1. Abre Existencias y después Movimientos.
2. Selecciona Nuevo movimiento.
3. Elige Traspaso.
4. Elige el producto.
5. Elige un Almacén de origen.
6. Elige un Almacén de destino.
7. Introduce la cantidad.

Los dos almacenes deben ser diferentes y la cantidad no puede superar la disponible en el almacén de origen.

Una vez guardado un traspaso, puedes editar su cantidad, fecha y comentario, pero no sus dos almacenes. Para corregir un traspaso realizado entre centros equivocados, vuelve a traspasar las existencias o elimina el traspaso. Al eliminarlo, se borran tanto el registro de salida como el de entrada, y se requiere el permiso Delete Stock Movements.

Elegir dónde llegan los pedidos de compra

Almacén de destino es obligatorio en todos los pedidos de compra. Lo eliges al crear el pedido, no se puede dejar vacío al editarlo y las mercancías recibidas se añaden a ese almacén.

La Lista de reaprovisionamiento suma las existencias de un producto en todos los almacenes. No te avisará de que un centro se ha quedado sin existencias mientras otro está lleno, por lo que un producto puede parecer bien abastecido en la lista y, aun así, no estar disponible en el centro que lo necesita.

Eliminar un almacén

No se puede eliminar un almacén que aún tenga existencias. Primero, traspasa sus existencias a otro almacén o dalas de baja. Tampoco se puede eliminar un almacén si tiene como destino un pedido de compra aprobado que aún está pendiente de recepción. Primero, recibe ese pedido o cambia su almacén.

Una vez que el almacén está vacío, la eliminación funciona de una de dos formas y el mensaje de confirmación te indica cuál. Un almacén sin ningún movimiento se elimina de forma permanente. Uno con historial de movimientos se archiva para mantener intacto el historial. Permanece en la lista con la etiqueta Archivado y Restaurar permite recuperarlo.

Un almacén archivado deja de ofrecerse como Almacén de destino en los pedidos de compra.