Qué es un envío

Un envío no es un documento que tengas que crear. Es la parte de recepción de un pedido de compra. Cada pedido de compra aprobado tiene una fila en la página Envíos, y esa fila es su envío.

Buscar un envío

Abre Envíos desde el menú superior. La página tiene dos pestañas, Envíos entrantes y Envíos completados, cada una con un contador al lado. Haz clic en una fila para desplegarla y ver sus productos con Pedido, Entregado y Valor de adquisición final. Un pedido de sustitución de una reclamación al proveedor muestra el código de la reclamación junto al número de pedido de compra.

En esta página solo aparecen los pedidos de compra aprobados. No aparecen los pedidos en borrador, pendientes de aprobación o no aprobados, ni tampoco los pedidos de un proveedor que se haya eliminado. Cuando Envíos entrantes está vacío, la página lo indica y ofrece Crear un pedido de compra y Ver pedidos de compra para acceder a esas opciones.

El menú Envíos aparece para las cuentas que pueden consultar pedidos de compra y para las cuentas con Manage Shippings o Assign Shipments. Si tu cuenta está limitada a determinados departamentos, la página solo muestra los pedidos de esos departamentos, por lo que dos compañeros pueden ver distintos recuentos en las pestañas.

Cada envío pertenece a un único pedido de compra. No puedes crear un envío por separado ni incluir varios pedidos de compra en un solo envío. Si una entrega abarca dos pedidos de compra, debes trabajar con dos filas.

La pestaña en la que aparece un envío depende de las cantidades, no de un estado que establezcas. Permanece en Envíos entrantes hasta que todo lo pedido se haya registrado como entregado; entonces pasa automáticamente a Envíos completados.

Al reabrir un pedido de compra aprobado, este vuelve a borrador y deja de aparecer en la página Envíos hasta que se apruebe de nuevo. Se conserva todo lo que ya se haya registrado como entregado para ese pedido.

Asignar un envío

1. Abre Envíos desde el menú superior.
2. Busca el pedido de compra en la pestaña Envíos entrantes. El panel de filtros de Envíos permite acotar la lista por intervalo de fechas, número de pedido de compra, proveedor o persona asignada en ese momento.
3. Haz clic en el icono de añadir persona de la columna de acciones, a la derecha de la fila. Al pasar el cursor por encima, aparece Asignar a un usuario.
4. En la ventana Asignar envío, elige una persona de la lista o selecciona Sin asignar para quitar la asignación actual.
5. Haz clic en Guardar.

Para asignar un envío necesitas el permiso Assign Shipments. Sin él, el icono de asignación no aparece en la fila. El icono del camión que está a su lado, cuya etiqueta emergente dice Editar entrega, requiere el permiso independiente Manage Shippings.

Solo se pueden asignar los envíos entrantes. Una vez que un envío se ha entregado por completo, su fila solo ofrece Ver detalles, por lo que no se puede cambiar la persona registrada.

Puedes elegir a cualquier miembro activo de tu organización. La lista no se limita por permiso ni por departamento, por lo que puedes asignar a alguien que no pueda registrar las entregas por sí mismo. La persona asignada recibe una notificación en la aplicación y por correo electrónico, según su propia configuración de notificaciones, salvo que te asignes el envío a ti mismo. Al quitar la asignación no se envía ninguna notificación.

Asignación predeterminada de envíos

La persona predeterminada para recibir envíos se establece en Ajustes, dentro de Organización. La opción para toda la organización es Envío predeterminado asignado a, en la sección Ajustes principales. Cada departamento puede tener su propia persona predeterminada en la sección Valores predeterminados por departamento.

Se utiliza la persona predeterminada del departamento cuando el proveedor pertenece a un único departamento o cuando los departamentos del proveedor y todos los productos del pedido comparten un único departamento. En los demás casos, se utiliza la persona predeterminada de la organización.

Cuándo se crea un registro de envío

Detrás de la fila hay un registro de envío que contiene la persona asignada y los comentarios. Este registro no siempre existe desde el momento en que se aprueba el pedido de compra. Se crea cuando ocurre cualquiera de estas acciones por primera vez: se aprueba el pedido de compra con una persona predeterminada para recibir envíos configurada; alguien asigna el envío a una persona desde Envíos; alguien registra la primera entrega del pedido de compra; o alguien publica el primer comentario en el envío.

Cuando el registro se crea al aprobar el pedido con una persona predeterminada, ya está asignado a ella y se le notifica.

Si no hay una persona predeterminada configurada, no se crea ningún registro al aprobar el pedido. El pedido sigue apareciendo en Envíos, pero su columna Asignado a permanece vacía hasta que alguien lo asigna, registra una recepción o comenta en él. Que Asignado a esté vacío no significa que falte el envío. Del mismo modo, se omite una persona predeterminada que ya no sea un miembro activo.

La asignación predeterminada solo se aplica cuando se crea por primera vez el registro de envío. Si se reabre y se vuelve a aprobar un pedido, el registro de envío existente no se modifica: la persona ya asignada permanece y no se envía ninguna notificación nueva.

Notificaciones de entrega retrasada

Cuando un pedido de compra aprobado supera su fecha de entrega prevista y aún quedan mercancías por entregar, se notifica a la persona asignada a su envío y a la persona que creó el pedido a la mañana siguiente, en la aplicación y por correo electrónico. Se les vuelve a notificar cada 7 días mientras siga retrasado.

Las notificaciones cesan cuando se ha recibido todo o se retrasa la fecha de entrega prevista. Si el pedido vuelve a retrasarse, se les notifica de nuevo inmediatamente. Cada persona puede desactivar cualquiera de las dos notificaciones en Entrega retrasada, dentro de Ajustes y después Notificaciones.