Was eine Lieferung ist

Eine Lieferung ist kein Dokument, das Sie erstellen. Sie ist die Wareneingangsseite einer Bestellung. Jede freigegebene Bestellung erhält eine Zeile auf der Seite Lieferungen; diese Zeile ist ihre Lieferung.

Eine Lieferung finden

Öffnen Sie Lieferungen im oberen Menü. Die Seite hat zwei Tabs, Eingehende Lieferungen und Abgeschlossene Lieferungen, neben denen jeweils eine Anzahl steht. Klicken Sie auf eine Zeile, um sie aufzuklappen und die Produkte mit Bestellt, Geliefert und Einstandswert anzuzeigen. Bei einer Ersatzbestellung für eine Lieferantenreklamation steht der Code der Reklamation neben der Bestellnummer.

Auf dieser Seite erscheinen nur freigegebene Bestellungen. Bestellungen im Entwurf, Bestellungen, die auf Freigabe warten, und nicht freigegebene Bestellungen erscheinen nicht. Dasselbe gilt für Bestellungen eines gelöschten Lieferanten. Wenn Eingehende Lieferungen leer ist, wird dies angezeigt. Über Bestellung anlegen und Bestellungen anzeigen gelangen Sie zur entsprechenden Seite.

Das Menü Lieferungen erscheint für Konten, die Bestellungen lesen können, sowie für Konten mit Manage Shippings oder Assign Shipments. Wenn Ihr Konto auf bestimmte Abteilungen beschränkt ist, listet die Seite nur Bestellungen aus diesen Abteilungen auf. Daher können zwei Kollegen in den Tabs unterschiedliche Anzahlen sehen.

Eine Lieferung gehört zu genau einer Bestellung. Sie können weder eine Lieferung eigenständig erstellen noch mehrere Bestellungen in einer Lieferung zusammenfassen. Wenn eine Sendung zwei Bestellungen abdeckt, bearbeiten Sie zwei Zeilen.

In welchem Tab eine Lieferung erscheint, hängt von den Mengen ab, nicht von einem Status, den Sie festlegen. Sie bleibt unter Eingehende Lieferungen, bis alles Bestellte als geliefert erfasst wurde. Danach wird sie automatisch nach Abgeschlossene Lieferungen verschoben.

Wenn Sie eine freigegebene Bestellung wieder öffnen, wird sie wieder zum Entwurf. Sie verschwindet daher von der Seite Lieferungen, bis sie erneut freigegeben wird. Alles, was für sie bereits als geliefert erfasst wurde, bleibt erhalten.

Eine Lieferung zuweisen

1. Öffnen Sie Lieferungen im oberen Menü.
2. Suchen Sie die Bestellung im Tab Eingehende Lieferungen. Im Filterbereich von Lieferungen können Sie die Liste nach Zeitraum, Bestellnummer, Lieferant oder aktuell zugewiesener Person eingrenzen.
3. Klicken Sie in der Aktionsspalte rechts in der Zeile auf das Symbol zum Hinzufügen einer Person. Wenn Sie den Mauszeiger darüber halten, wird Benutzer zuweisen angezeigt.
4. Wählen Sie im Fenster Lieferung zuweisen eine Person aus der Liste oder wählen Sie Nicht zugewiesen, um die aktuelle Zuweisung aufzuheben.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Für die Zuweisung ist die Berechtigung Assign Shipments erforderlich. Ohne sie wird das Zuweisungssymbol in der Zeile überhaupt nicht angezeigt. Für das Lkw-Symbol daneben, dessen Tooltip Wareneingang bearbeiten lautet, ist die separate Berechtigung Manage Shippings erforderlich.

Nur eingehende Lieferungen können zugewiesen werden. Sobald eine Lieferung vollständig eingegangen ist, bietet ihre Zeile nur noch Details anzeigen an. Die zugewiesene Person kann daher nicht mehr geändert werden.

Sie können jedes aktive Mitglied Ihrer Organisation auswählen. Die Liste wird nicht nach Berechtigung oder Abteilung eingeschränkt. Sie können also auch jemanden zuweisen, der die Wareneingänge nicht selbst erfassen kann. Die zugewiesene Person wird abhängig von ihren eigenen Benachrichtigungseinstellungen in der App und per E-Mail benachrichtigt, es sei denn, Sie weisen sich selbst zu. Beim Aufheben der Zuweisung wird keine Benachrichtigung gesendet.

Standardzuweisung für Lieferungen

Die standardmäßig für den Empfang von Lieferungen zuständige Person wird in Einstellungen unter Organisation festgelegt. Die organisationsweite Einstellung heißt Standard-Versand zugewiesen an und befindet sich im Abschnitt Haupteinstellungen. Jede Abteilung kann im Abschnitt Abteilungsstandards einen eigenen Standard festlegen.

Der Abteilungsstandard wird verwendet, wenn der Lieferant zu genau einer Abteilung gehört oder wenn die Abteilungen des Lieferanten und jedes Produkt der Bestellung eine einzige gemeinsame Abteilung haben. Andernfalls wird der organisationsweite Standard verwendet.

Wann ein Lieferungsdatensatz erstellt wird

Hinter der Zeile steht ein Lieferungsdatensatz, der die zugewiesene Person und Kommentare enthält. Er ist nicht immer ab dem Zeitpunkt vorhanden, zu dem die Bestellung freigegeben wird. Er wird beim ersten der folgenden Ereignisse erstellt: Die Bestellung wird freigegeben und eine standardmäßig für Lieferungen zuständige Person ist eingerichtet; jemand weist die Lieferung unter Lieferungen einer Person zu; jemand erfasst den ersten Wareneingang für die Bestellung; oder jemand schreibt den ersten Kommentar zur Lieferung.

Wird der Datensatz bei der Freigabe mit einer standardmäßig zuständigen Person erstellt, ist er dieser bereits zugewiesen und sie wird benachrichtigt.

Ist keine standardmäßig zuständige Person eingerichtet, wird bei der Freigabe der Bestellung kein Datensatz erstellt. Die Bestellung erscheint trotzdem unter Lieferungen, aber ihre Spalte Zugewiesen an bleibt leer, bis jemand sie zuweist, einen Wareneingang dafür erfasst oder sie kommentiert. Ein leeres Feld Zugewiesen an bedeutet nicht, dass die Lieferung fehlt. Eine standardmäßig zuständige Person, die kein aktives Mitglied mehr ist, wird auf die gleiche Weise übersprungen.

Der Standard wird nur angewendet, wenn der Lieferungsdatensatz erstmals erstellt wird. Wird eine Bestellung wieder geöffnet und erneut freigegeben, bleibt ein vorhandener Lieferungsdatensatz unverändert: Die bereits zugewiesene Person bleibt zugewiesen und es wird keine neue Benachrichtigung gesendet.

Benachrichtigungen über überfällige Lieferungen

Wenn bei einer freigegebenen Bestellung das erwartete Lieferdatum überschritten wird und noch Waren ausstehen, werden die der Lieferung zugewiesene Person und die Person, die die Bestellung erstellt hat, am nächsten Morgen in der App und per E-Mail benachrichtigt. Solange die Bestellung überfällig bleibt, werden sie alle 7 Tage erneut benachrichtigt.

Die Benachrichtigungen enden, sobald alles eingegangen ist oder das erwartete Lieferdatum auf einen späteren Zeitpunkt verschoben wird. Wird die Bestellung erneut überfällig, werden sie sofort wieder benachrichtigt. Jede Person kann unter Lieferung überfällig in Einstellungen und dann Benachrichtigungen die Benachrichtigung in der App und die per E-Mail einzeln ausschalten.