Ihre erste Bestellung: von der Bestellung zum Bestand

Diese Anleitung begleitet eine Bestellung von der Erstellung bis zur eingebuchten Ware. Das Erstellen oder Freigeben der Bestellung ändert den Bestand nicht; der Bestand ändert sich erst, wenn Sie den Wareneingang auf der Seite Lieferungen buchen.

Legen Sie vorab den Lieferanten, das Produkt und mindestens einen Lagerort an. Eine Bestellung kann ohne Lieferort nicht gespeichert werden. Wenn noch kein Lagerort existiert, können Sie den ersten Schritt nicht abschließen.

Bestellung erstellen

1. Öffnen Sie im Hauptmenü oben Einkauf und dann Neue Bestellung.
2. Wählen Sie den Lieferanten. Ein Lieferant ist erforderlich. Bei der Auswahl werden die Währung sowie der Incoterm und die Zahlungsbedingungen eingetragen, sofern diese beim Lieferanten hinterlegt sind.
3. Prüfen Sie die Währung.
4. Legen Sie den Wechselkurs fest, wenn die Bestellung nicht in der Währung Ihrer Organisation lautet. Andernfalls wird der Kurs automatisch auf 1 gesetzt. Prüfen Sie den Kurs vor dem Speichern: Er rechnet die Preise des Lieferanten in den Wert um, mit dem Ihr Bestand bewertet wird.
5. Legen Sie das Bestelldatum fest.
6. Legen Sie bei Bedarf die Erwartete Lieferung fest. Sie darf nicht vor dem Bestelldatum liegen.
7. Wählen Sie unter Lieferung an Lagerort den Lagerort. Diese Angabe ist erforderlich. An diesem Lagerort wird der Bestand beim Wareneingang gebucht.
8. Wählen Sie für jedes Produkt, das Sie kaufen, Produkt hinzufügen.
9. Legen Sie in jeder Position das Produkt, die Menge, den Preis und die Steuer fest.
10. Wählen Sie Speichern.

Eine Bestellung benötigt mindestens ein Produkt. Jede Position benötigt ein Produkt, eine Menge über null und eine Steuer.

Speichern bleibt ausgegraut, bis Lieferant, Bestelldatum, Währung und Lieferort sowie Produkt, Menge und Steuer in jeder Position eingetragen sind. Wenn die Schaltfläche nicht reagiert, fehlt eine dieser Angaben.

Bestellungen in anderen Währungen sind ab dem Starter-Tarif enthalten. Im Tarif Free gilt immer die Währung Ihrer Organisation.

Zum Erstellen und Bearbeiten von Bestellungen ist die Berechtigung Create / Edit / Delete Purchase Orders erforderlich.

Bestellung freigeben

Eine neue Bestellung wird als Entwurf erstellt. Entwürfe und Bestellungen, die auf Freigabe warten, erscheinen nicht unter Lieferungen. Sie können daher keine Wareneingänge für sie buchen.

1. Öffnen Sie die Bestellung.
2. Wenn Sie Bestellungen nicht freigeben können, wählen Sie im farbigen Banner über den Bestelldetails Freigabe anfordern. Die Bestellung wechselt von Entwurf zu Ausstehend und wartet darauf, dass jemand mit der entsprechenden Berechtigung sie freigibt.
3. Wenn Sie Bestellungen freigeben können, wählen Sie im Banner Zur Freigabe. Die Bestellung wechselt zu Ausstehend. Anschließend erscheint Freigeben im Banner, sodass Sie sie selbst freigeben können.
4. Wählen Sie bei einer Bestellung mit dem Status Ausstehend die Option Freigeben.
5. Bestätigen Sie die Freigabe. Der Status wechselt zu Freigegeben, und das Banner zeigt an, wer die Bestellung wann freigegeben hat.

Die Schaltfläche im Banner wird nicht angeboten, solange die Bestellung zur Bearbeitung geöffnet ist. Speichern Sie zuerst Ihre Änderungen und verwenden Sie anschließend die Schaltfläche.

Für die Freigabe ist entweder Approve Purchase Orders oder, wenn Sie die Bestellung selbst erstellt haben, Approve Own Purchase Orders erforderlich. Der Inhaber der Organisation kann immer freigeben.

Die Freigabe wird verweigert, wenn der Lieferant gelöscht wurde, das Jahr des Bestelldatums gesperrt wurde oder jemand anderes die Bestellung geändert hat, nachdem Sie die Seite geöffnet haben. Wenn jemand anderes sie geändert hat, laden Sie die Bestellung erneut und prüfen Sie die Änderung vor der Freigabe.

Wareneingang buchen

Unter Lieferungen werden nur freigegebene Bestellungen aufgeführt, und zwar unter Eingehende Lieferungen und Abgeschlossene Lieferungen.

1. Öffnen Sie Lieferungen im Hauptmenü.
2. Suchen Sie Ihre Bestellung auf dem Tab Eingehende Lieferungen.
3. Wählen Sie am Ende der Zeile in der Aktionsspalte das Lkw-Symbol mit der Bezeichnung Wareneingang bearbeiten. Dadurch wird Wareneingang verwalten auf dem Tab Produkte entgegennehmen geöffnet.
4. Wählen Sie das Produkt.
5. Geben Sie die tatsächlich eingetroffene Menge ein.
6. Legen Sie das Datum fest.
7. Wählen Sie Hinzufügen. Die Position bleibt ausstehend, bis Sie sie speichern.
8. Wiederholen Sie dies für jedes Produkt in der Lieferung.
9. Wählen Sie Änderungen speichern.

Buchen Sie, was eingetroffen ist, nicht was bestellt wurde. Bei einer Teillieferung bleibt die Bestellung für den Rest offen. Der Lieferstatus lautet Teilweise geliefert, bis die vollständige Menge eingetroffen ist, und danach Geliefert.

Das Wareneingangsdatum darf nicht vor dem Bestelldatum, in der Zukunft oder in einem gesperrten Geschäftsjahr liegen. Wenn das Bestelldatum in der Zukunft liegt, können Sie bis zu diesem Datum keinen Wareneingang für die Bestellung buchen.

Der Bestand wird am Lieferort der Bestellung gebucht. Zum Buchen eines Wareneingangs ist Manage Shippings erforderlich; ohne diese Berechtigung wird das Lkw-Symbol in der Zeile nicht angezeigt.

Sobald die vollständige Menge eingetroffen ist, wechselt die Bestellung zu Abgeschlossene Lieferungen. Dort bietet die Zeile nur Details anzeigen. Sie können einsehen, was entgegengenommen wurde, dort aber nichts hinzufügen.

Bestand und Wert prüfen

Öffnen Sie Bestand und dann Bestand anzeigen. Suchen Sie das Produkt und prüfen Sie Aktueller Bestand und Aktueller Wert. Die Summen über der Liste enthalten den Wert des soeben eingebuchten Bestands.

Um den einzelnen Vorgang zu sehen, öffnen Sie Bestand und dann Lagerbewegungen. Der Wareneingang erscheint als Zeile vom Typ Zugang mit dem von Ihnen eingegebenen Wareneingangsdatum und dem Lagerort, an den die Ware geliefert wurde.

Der Wert des erhaltenen Bestands entspricht dem Preis der Bestellposition, der zum Wechselkurs der Bestellung in Ihre eigene Währung umgerechnet wird, zuzüglich des Anteils dieser Position an den Versandkosten und etwaigen in der Bestellung erfassten Bezugsnebenkosten. Um die Aufteilung zu sehen, klappen Sie die Zeile der Bestellung unter Lieferungen auf. Sie zeigt Produktwert, Versand, Bezugsnebenkosten und Einstandswert.

Wertspalten und Bestandssummen werden nur Personen mit View Inventory Value angezeigt. Ohne diese Berechtigung weist die Seite darauf hin, dass Werte ausgeblendet sind, weil Ihre Rolle keine Berechtigung zu deren Anzeige enthält. Alle, die Werte sehen können, können diese auf ihrem eigenen Bildschirm auch über das Augensymbol neben der Summe unter Bestand anzeigen oder auf dem Dashboard ausblenden; die Auswahl wird gespeichert.

Freigegebene Bestellung wieder öffnen

Durch den Wareneingang wird die Bestellung nicht geschlossen. Sie bleibt im Status Freigegeben, und ihr Lieferstatus wird separat erfasst.

Um eine freigegebene Bestellung zu ändern, wählen Sie Wieder öffnen im Banner oben in der Bestellung. Dadurch wird sie auf Entwurf zurückgesetzt und muss erneut freigegeben werden. Wieder öffnen erfordert Create / Edit / Delete Purchase Orders und wird nicht angeboten, sobald das Jahr gesperrt ist.