L’ordine di acquisto è l’unico documento che collega ciò che hai chiesto, ciò che è arrivato e ciò che hai pagato. Quando i tre coincidono nessuno ci pensa. Quando non coincidono, l’ordine è l’unico posto in cui la differenza si può trovare.
Le aziende che ordinano per email e telefono non hanno quel posto. Scoprono che una fattura è sbagliata quando lo chiede il commercialista, o mai. Un processo scritto, anche breve, risolve il problema. Eccone uno in sette passi.
1. Creare l’ordine
Qualcuno individua il fabbisogno: una lista di riordino, un lavoro che richiede parti, un ordine di un cliente. Crea un ordine di acquisto con fornitore, data, sede di consegna, valuta e una riga per prodotto con quantità e prezzo.
L’ordine è una bozza. Nulla è stato impegnato. Il senso della bozza è che può essere rivista prima di essere inviata.
Controllo: un ordine per fornitore per fabbisogno, non uno per prodotto. Dieci ordini allo stesso fornitore lo stesso giorno sono dieci occasioni di errore e dieci fatture da abbinare.
2. Approvarlo
Una persona diversa da chi ha creato l’ordine, o la stessa se detiene il budget, lo approva. L’approvazione è il momento in cui l’ordine diventa un impegno. Fino ad allora il fornitore non dovrebbe averlo.
Chi approva dipende dalle dimensioni. In un’azienda di cinque persone il titolare approva tutto. A cinquanta, ogni reparto ha un approvatore per i propri ordini, e gli importi grandi salgono di livello.
Controllo: se un ordine approvato viene modificato, torna in approvazione. Un ordine approvato a 4.000 € e ritoccato in silenzio a 9.000 € non è approvato.
3. Inviarlo
L’ordine approvato va al fornitore come PDF, via email o tramite il suo portale, con il tuo numero d’ordine sopra. Chiedi al fornitore di riportare quel numero sulla bolla e sulla fattura. È il filo che lega i tre documenti.
Controllo: la conferma del fornitore deve coincidere con l’ordine. Un prezzo o una quantità diversi sulla conferma significano che l’ordine va modificato e riapprovato, subito, non scoperto in fattura.
4. Ricevere la merce
All’arrivo, la consegna viene controllata sull’ordine, riga per riga: prodotto, quantità, condizioni. Ciò che è arrivato viene registrato sull’ordine, il che aumenta la giacenza nella sede di consegna e segna ogni riga come ricevuta, ricevuta in parte o in sospeso.
Le consegne parziali sono normali. L’ordine resta aperto fino all’arrivo dell’ultimo pezzo, e ogni consegna viene registrata con la propria data.
Controllo: la merce entra nel sistema solo da una consegna registrata. Una bolla su una scrivania non è giacenza.
5. Registrare la fattura
La fattura del fornitore viene confrontata con l’ordine e con le consegne. Tre cose devono coincidere: la quantità fatturata non supera quella ricevuta, i prezzi sono quelli dell’ordine, e il totale di tutte le fatture sull’ordine non supera il totale dell’ordine.
Una fattura può arrivare prima della merce, o molto dopo. Registrala sull’ordine quando arriva, con la sua data, così le condizioni di pagamento decorrono dal giorno giusto.
Controllo: segna il prezzo di ogni riga come confermato dopo averlo verificato in fattura. I prezzi non confermati sono quelli ancora da controllare.
6. Pianificare il pagamento
Le condizioni di pagamento stanno sull’ordine: 30 giorni dalla fattura, 30% all’ordine e 70% a 60 giorni, quello che è stato concordato. Dalle condizioni e dalla data della fattura, ogni ordine produce una o più scadenze, e le scadenze di tutti gli ordini aperti sono la tua previsione dei pagamenti. Un fornitore a cui devi 40.000 € il mese prossimo non dovrebbe essere una sorpresa il mese prossimo.
Controllo: tieni separati gli impegni certi dalle stime. Un ordine approvato con fattura ha una data certa. Una bozza ha un’ipotesi.
7. Pagare e chiudere
Il pagamento passa dalla banca, e viene registrato sull’ordine con data e importo. Quando ordinato, ricevuto, fatturato e pagato coincidono, l’ordine è completo. Il suo storico resta: chi l’ha creato, chi l’ha approvato, cosa è arrivato quando, cosa è stato pagato.
Chi fa cosa
Il processo funziona meglio quando i passi sono in mano a persone diverse, anche in una squadra piccola:
| Passo | Di norma |
|---|---|
| Creare | Addetto agli acquisti, responsabile di officina, responsabile di negozio |
| Approvare | Titolare, responsabile di reparto |
| Ricevere | Magazzino |
| Registrare la fattura e pagare | Amministrazione |
Una sola persona che fa tutti e quattro i passi è sostenibile in un’azienda molto piccola, purché il registro esista comunque. Tre persone che lo fanno senza un registro condiviso sono il modo in cui gli ordini vengono pagati due volte.
Come lo gestisce StockBold
In StockBold ogni ordine di acquisto nasce come bozza, viene inviato in approvazione e viene approvato da chi ne ha il diritto. Puoi impostare approvatori per reparto, e distinguere chi approva qualsiasi ordine da chi approva solo i propri. Un ordine approvato che viene modificato torna in bozza e richiede una nuova approvazione, e ogni richiesta, approvazione e ritorno in bozza viene registrato con nome e ora. L’ordine si esporta in PDF per l’invio al fornitore.
Le consegne si registrano sull’ordine, anche in più parti, e aumentano la giacenza nella sede di consegna indicata. Sullo stesso ordine si possono registrare più fatture; quelle che porterebbero il totale oltre quello dell’ordine vengono rifiutate. I prezzi si possono segnare come confermati dopo il controllo. Le condizioni di pagamento si dividono in rate, e la previsione dei pagamenti mostra cosa scade con ogni fornitore mese per mese, con le date certe separate dalle stime e gli ordini approvati separati dalle bozze. Gli ordini in valuta estera conservano valuta e cambio, mentre magazzino e report restano nella tua valuta, e dazi, trasporto e altri costi dell’ordine entrano nel valore della merce.
Scopri di più sugli ordini di acquisto in StockBold, o leggi la guida (in inglese) su come creare e approvare un ordine di acquisto.