Teamrollen erklärt

Eine Rolle ist ein Bündel von Berechtigungen. Wenn Sie einer Person eine Rolle zuweisen, erhält sie alle Berechtigungen dieses Bündels. Ab dem Pro-Tarif können Sie einer Person zusätzlich zu ihrer Rolle weitere Berechtigungen erteilen oder ihr einzelne Berechtigungen entziehen. In Free und Starter hat eine Person genau die Berechtigungen ihrer Rolle.

Rollen und Berechtigungen anzeigen

Öffnen Sie Einstellungen und dann Benutzer. Die Seite trägt die Überschrift Benutzerverwaltung und listet alle Personen in Ihrer Organisation auf. Wenn Benutzer nicht im Einstellungsmenü erscheint, haben Sie nicht die Berechtigung Add / Edit / Delete Users. Eine Person, die diese Berechtigung hat, muss sie Ihnen erteilen.

1. Öffnen Sie Einstellungen und dann Benutzer.
2. Wählen Sie Rollen anzeigen.
3. Sehen Sie sich den Bereich Rollen und Berechtigungen an. Jede Rolle wird mit der Anzahl ihrer Berechtigungen und allen enthaltenen Berechtigungen aufgeführt.

Es sind fünf Rollen definiert: Administrator, Einkauf, Buchhaltung, Lagermitarbeiter und Organisationsleitung. Rollen können nicht erstellt oder bearbeitet werden. Die folgenden Beschreibungen erklären, wofür jede Rolle gedacht ist; der Bereich Rollen und Berechtigungen führt jede Berechtigung genau auf.

Administrator

Administrator ist die Rolle für die tägliche Administration und verfügt über alle Berechtigungen, einschließlich derer, die StockBold später hinzugefügt werden. Die Berechtigungen einer Person mit der Rolle Administrator können nicht eingeschränkt werden: Um eine Person einzuschränken, weisen Sie ihr eine andere Rolle zu.

Nur die dem Inhaber vorbehaltenen Aktionen stehen einem Administrator nicht zur Verfügung: die Einstellungen, der Export und die Löschung der Organisation, die Übertragung der Inhaberschaft sowie Tarif und Abrechnung.

Einkauf

Einkauf ist für die Beschaffung zuständig. Ein Benutzer mit der Rolle Einkauf kann Produkte, Lieferanten, Kategorien, Maßeinheiten, Zahlungsbedingungen, Incoterms und Steuern verwalten, Produkte und Lagerbewegungen importieren, Nachbestelllisten erstellen, Bestellungen erstellen und bearbeiten, Lieferungen verwalten und zuweisen, Lagerbewegungen einschließlich Fundbestand buchen und löschen, Lieferantenreklamationen melden, den Lieferanten-Posteingang nutzen, den Lagerwert sehen, Dokumente und Berichte lesen und den KI-Assistenten nutzen.

Standardmäßig kann ein Benutzer mit der Rolle Einkauf keine Bestellungen freigeben, keine Zahlungen oder Rechnungen für Bestellungen verwalten, keinen Anfangsbestand erfassen, keine Lagerwerte anpassen, keine Lagerorte, Regale oder Abteilungen verwalten, keine Inventuren durchführen, keine Montageprojekte verwalten (er kann sie anzeigen), keine Geschäftsjahre sperren, keine API-Schlüssel und keine Teammitglieder verwalten.

Buchhaltung

Buchhaltung ist für die finanzielle Seite zuständig. Ein Benutzer mit der Rolle Buchhaltung kann Bestellungen erstellen, bearbeiten und freigeben, deren Zahlungen und Rechnungen verwalten, Anfangsbestand erfassen, Lagerwerte anpassen, Geschäftsjahre sperren und entsperren, Steuern und Incoterms verwalten, an der Nachbestellliste des Teams arbeiten, den Lagerwert sehen, mit Dokumenten arbeiten, Montageprojekte anzeigen, Berichte lesen und den KI-Assistenten nutzen.

Standardmäßig kann ein Benutzer mit der Rolle Buchhaltung keine Produkte oder Lieferanten verwalten, keine Abgänge, Umlagerungen oder Bestandskorrekturen buchen, keine Wareneingänge buchen, keine Lieferantenreklamationen melden und den Lieferanten-Posteingang nicht nutzen.

Lagermitarbeiter

Lagermitarbeiter ist für die Arbeit im Lager zuständig. Ein Lagermitarbeiter kann Abgänge, Umlagerungen und Bestandskorrekturen buchen, Fundbestand erfassen, Lagerbewegungen löschen, Inventuren erstellen und verwalten, Wareneingänge buchen, Bestellungen sehen und Dokumente lesen.

Standardmäßig kann ein Lagermitarbeiter weder den Lagerwert sehen noch Berichte öffnen oder den KI-Assistenten nutzen. Dadurch bleiben Kostenangaben verborgen.

Organisationsleitung

Organisationsleitung führt das Tagesgeschäft, ohne das Team zu verwalten. Ein Benutzer mit der Rolle Organisationsleitung kann Produkte, Lieferanten, Kategorien, Maßeinheiten, Steuern, Abteilungen, Lagerorte und Regale verwalten, Produkte importieren, Lagerbewegungen buchen und löschen, Anfangsbestand und Fundbestand erfassen, Inventuren durchführen und freigeben, Bestellungen erstellen und freigeben, deren Zahlungen bearbeiten, Lieferungen verwalten und zuweisen, Lieferantenreklamationen, Montageprojekte und Dokumente verwalten, den Lieferanten-Posteingang nutzen, den Lagerwert sehen, Berichte lesen und den KI-Assistenten nutzen.

Standardmäßig kann ein Benutzer mit der Rolle Organisationsleitung keine Teammitglieder verwalten, keine Organisationseinstellungen ändern, keine Geschäftsjahre sperren, keine Lagerwerte anpassen, keine Lagerbewegungen importieren, keine Zahlungsbedingungen, Incoterms oder Rechnungen für Bestellungen und keine API-Schlüssel verwalten.

Eine Person ohne Rolle einladen

Eine Person muss keine Rolle haben. Im Einladungsdialog können Sie ab dem Pro-Tarif Stattdessen Berechtigungen anpassen wählen und Berechtigungen einzeln auswählen, statt eine Rolle auszuwählen.

Die Rolle einer Person ändern

Um die Rolle einer Person zu ändern, öffnen Sie deren eigene Seite, indem Sie ihre Zeile in der Benutzerliste auswählen. Ihre eigene Zeile ist nicht auswählbar. Bitten Sie daher eine Person mit der Berechtigung Add / Edit / Delete Users, Ihren Zugriff zu ändern. Die Zeile des Inhabers lässt sich ebenfalls nicht öffnen. Eine eingeladene Person, die die Einladung noch nicht angenommen hat, kann erst nach ihrem Beitritt geöffnet werden.

1. Öffnen Sie Einstellungen und dann Benutzer.
2. Wählen Sie die Zeile der Person in der Liste aus.
3. Öffnen Sie den Tab Rolle.
4. Wählen Sie eine Rolle. Ihre Berechtigungen werden darunter aufgeführt, sodass Sie die Auswirkungen vor der Bestätigung prüfen können.
5. Wählen Sie Speichern.

Der Tab Rolle bietet nur die vorhandenen Rollen an. Es gibt keine Option für „keine Rolle“. Sobald eine Rolle zugewiesen ist, können Sie daher über diesen Tab nicht wieder zu „keine Rolle“ zurückkehren.

Beim Ändern der Rolle einer Person bleiben die Anpassungen erhalten, die weiterhin von der neuen Rolle abweichen: Eine Berechtigung, die Sie unter einer alten Rolle entzogen haben, bleibt auch unter der neuen Rolle entzogen. Öffnen Sie nach einem Rollenwechsel den Tab Berechtigungen und prüfen Sie die Häkchen, bevor Sie sich darauf verlassen.

Die Berechtigungen einer einzelnen Person anpassen

Ab dem Pro-Tarif können Sie die Berechtigungen einer einzelnen Person über ihre Rolle hinaus anpassen.

1. Öffnen Sie Einstellungen und dann Benutzer.
2. Wählen Sie die Zeile der Person aus.
3. Öffnen Sie den Tab Berechtigungen.
4. Setzen Sie bei einer Berechtigung ein Häkchen, um sie zu erteilen, oder entfernen Sie das Häkchen, um sie zu entziehen.
5. Wählen Sie Speichern.

Berechtigungen, die eine Person durch ihre Rolle erhält, sind mit Von Rolle gekennzeichnet. Wenn Sie ein Häkchen entfernen, betrifft das nur diese Person; die Rolle ändert sich dadurch für niemand anderen. Wenn keine Rolle passt, weisen Sie die am besten passende zu und passen Sie die individuellen Berechtigungen der Person an.

Inhaber der Organisation

Der Inhaber der Organisation steht außerhalb der Rollen. Der Inhaber hat immer alle Berechtigungen, und sein Zugriff kann nicht auf der Seite Benutzer bearbeitet werden. In der Liste wird er als Inhaber mit Vollzugriff angezeigt.

Um eine andere Person zum Inhaber zu machen, überträgt der aktuelle Inhaber die Inhaberschaft unter Einstellungen und dann Organisation. Siehe Inhaberschaft einer Organisation übertragen.

Ihren eigenen Zugriff prüfen

Um Ihren eigenen Zugriff zu prüfen, öffnen Sie Einstellungen und dann Profil und sehen Sie sich Ihre Berechtigungen an. Dort wird Ihre Rolle angezeigt oder Keine Rolle, wenn Sie keine haben. Außerdem wird jede Berechtigung aufgeführt: mit einem Häkchen, wenn Sie sie haben, und durchgestrichen, wenn nicht.