Dokumente an eine Lieferung anhängen

Eine Lieferung und ihre Bestellung sind in StockBold derselbe Datensatz. Dateien, die Sie anhängen, werden der Bestellung zugeordnet. Dort hängen Sie sie auch an und rufen sie auf.

Datei anhängen

1. Öffnen Sie Lieferungen im oberen Menü.
2. Suchen Sie die gewünschte Lieferung.
3. Klicken Sie auf den Eintrag in der Spalte Bestellnr., um die Bestellung hinter der Lieferung zu öffnen.
4. Scrollen Sie zur Karte Dokumente. Die Zahl in Klammern neben der Überschrift zeigt, wie viele Dateien bereits angehängt sind.
5. Klicken Sie auf Hochladen.
6. Wählen Sie Ihre Datei aus.

Sie können eine Datei auch an eine beliebige Stelle auf der Seite ziehen und loslassen, sobald die Meldung Datei zum Hochladen ablegen erscheint. Nach Abschluss des Uploads erscheint die Datei ganz oben in der Liste. Die neueste Datei steht immer an erster Stelle.

Sie können PDFs, Bilder (JPG, PNG, GIF, WEBP), Word-Dokumente, Excel-Tabellen und CSV-Dateien anhängen. Andere Dateitypen werden abgelehnt. Die maximale Größe einer einzelnen Datei hängt von Ihrem Tarif ab und wird in der Zeile Max. … MB neben Hochladen angezeigt.

Einschränkungen für Upload und Zugriff

Hochladen wird angezeigt, wenn Sie die Berechtigung Manage Documents haben – sowohl auf dem Computer als auch auf dem Smartphone. Wenn Sie keine Dokumente anzeigen dürfen, zeigt die Karte anstelle der Dateiliste ein Vorhängeschloss und Sie haben keine Berechtigung, Dokumente anzuzeigen an. In beiden Fällen kann Ihr Administrator Ihre Berechtigungen ändern.

Wenn der Lieferant der Bestellung gelöscht wurde, wird Hochladen nicht angezeigt und das Ziehen einer Datei auf die Seite hat keine Wirkung.

Wenn Ihre Organisation den im Tarif enthaltenen Speicherplatz aufgebraucht hat, ist Hochladen ausgegraut und die Karte zeigt eine Aufforderung zum Tarif-Upgrade an. Durch das Löschen nicht mehr benötigter Dateien geben Sie Speicherplatz frei.

Datei öffnen oder löschen

Um eine Datei zu öffnen, verwenden Sie das Steuerelement zum Anzeigen neben ihrem Namen in der Karte Dokumente, nicht den Dateinamen selbst. Die Datei öffnet sich in einem Vorschaufenster mit Herunterladen und In neuem Tab öffnen.

Um eine Datei zu entfernen, verwenden Sie das Steuerelement zum Löschen neben der Datei und bestätigen Sie im Dialog Dokument löschen.

Wenn Sie eine Datei auf der Seite Dokumente löschen, haben Sie einige Sekunden Zeit, dies rückgängig zu machen, bevor die Datei entfernt wird. Beim Löschen aus der Bestellung erfolgt die Löschung, sobald Sie den Dialog bestätigen.

Sobald ein Geschäftsjahr gesperrt ist, können keine Dateien an Bestellungen mit einem Datum in diesem Jahr angehängt oder daraus gelöscht werden. Das Steuerelement zum Löschen wird auf der Karte Dokumente der Bestellung nicht mehr angezeigt. Eine Löschung über die Seite Dokumente wird mit einer Meldung abgelehnt, die angibt, wie viele Dateien nicht gelöscht werden konnten und warum.

Dateien nach Text durchsuchen

Die Dokumenttextsuche ist ab dem Starter-Tarif enthalten und umfasst ein monatliches Kontingent an gescannten Seiten. Wenn der Inhaber unter Einstellungen und dann Dokumente die OCR-Dokumentensuche eingeschaltet hat, liest StockBold den Text in jedem PDF und jedem Bild, das Sie anhängen, und macht den Inhalt durchsuchbar.

Dies geschieht nach dem Upload im Hintergrund: Die Datei erscheint sofort in der Liste, und ihr Text kann kurze Zeit später durchsuchbar werden. Word-, Excel- und CSV-Dateien werden gespeichert, aber nicht ausgelesen.

1. Öffnen Sie Katalog und dann Dokumente. Diese Seite zeigt alle Dateien Ihrer Organisation an, einschließlich der an Lieferungen angehängten Dateien.
2. Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Suchfeld ein.
3. Aktivieren Sie Auch in PDFs und Bildern suchen, um den Text in Dateien statt ihrer Namen zu durchsuchen.

Die Inhaltssuche sucht nach Ihren Wörtern als eine zusammenhängende Zeichenfolge, genau wie eingegeben. Suchen Sie nach einer eindeutigen Zeichenfolge, etwa einer Containernummer oder einer Rechnungsnummer, statt nach mehreren Wörtern, deren Reihenfolge Sie nur vermuten.

Dokumente filtern

Auf der Seite Dokumente legen die Karten Alle Dokumente, Bestellungen und Produkte oben fest, welche Art von Dateien Sie sehen. Wählen Sie Bestellungen, um nur Dateien anzuzeigen, die an Bestellungen angehängt sind.

Im Bereich Filter wirken Lieferant, Typ sowie die Datumsfelder Von und Bis auf diese Dateien. Für Kategorie und Produkt gilt das nicht: Wenn Sie eines dieser Felder auswählen, werden alle Bestelldokumente ausgeblendet, da diese Felder nur für Produktdokumente existieren.

Wenn Ihr Konto auf bestimmte Abteilungen beschränkt ist, zeigt die Seite Dokumente nur Dateien an, die zu den Bestellungen, Produkten und Lieferanten gehören, die Sie bereits sehen können.