Wer den Bestand allein verwaltet, braucht keine Berechtigungen. Sobald eine zweite Person dazukommt, stellt sich die Frage: Wer darf was tun? Viele Betriebe geben zunächst allen Zugriff auf alles, weil es schneller geht. Das rächt sich, wenn in der Bestandshistorie eine Bewegung auftaucht, die niemand erklären kann.
Bei Berechtigungen geht es nicht um Misstrauen. Sie sorgen dafür, dass jemand anderes einen Fehler sehen kann als die Person, die ihn gemacht hat.
Vier Aufgaben, die Sie trennen sollten
Bestellungen erstellen und freigeben. Wer eine Ausgabe anstößt, sollte sie nicht selbst freigeben. In einem Dreierteam übernimmt das der Inhaber. In größeren Teams kann jede Abteilung eine Person für Freigaben haben. So prüft jemand anderes jede Bestellung, bevor sie verbindlich wird.
Ware annehmen und Bestellungen freigeben. Im Wareneingang erfasst jemand, was tatsächlich angekommen ist. Hat dieselbe Person auch die Bestellung freigegeben, kann eine unvollständige Lieferung unbemerkt mit einer nachträglich geänderten Bestellung abgeglichen werden.
Bestand bewegen und seinen Wert sehen. Im Lager braucht das Team Mengen, Lagerorte und Regale. Ob eine Palette 40.000 € wert ist, muss es für seine Arbeit nicht wissen. Wenn alle diesen Wert sehen, wird er ohne betrieblichen Nutzen offengelegt.
Bestand korrigieren und Inventuren durchführen. Eine Inventur zeigt eine Abweichung. Eine Korrektur bereinigt sie. Wenn dieselbe Person beides ohne weitere Prüfung erledigt, verliert die Inventur ihre Kontrollfunktion.
Dafür brauchen Sie kein großes Team. Entscheidend ist, dass bei diesen Abläufen zwei Namen stehen und nicht nur einer.
Wer Bestandswerte sehen muss
Meist sind es weniger Personen, als Zugriff darauf haben. Werte braucht, wer Preise festlegt, Ausgaben freigibt oder die Buchhaltung vorbereitet. Auch der Inhaber benötigt sie. Im Einkauf sind die Preise der eigenen Bestellungen ohnehin sichtbar. Alle anderen können mit Mengen arbeiten.
Werte auszublenden schützt nicht allein vertrauliche Zahlen. Es verändert auch den Blick auf Abweichungen: Ein Bestand mit auffällig hohem Wert verleitet eher zu einer Korrektur. Steht dort nur die Menge, liegt es näher, noch einmal zu zählen.
Rollen als Ausgangspunkt, nicht als starre Vorgabe
Vordefinierte Rollen sparen Arbeit, etwa für Administration, Einkauf, Buchhaltung und Lager. Sie weisen eine Rolle zu, und die Person erhält die dazugehörigen Berechtigungen. Doch Aufgaben halten sich nicht immer an Rollengrenzen. Die Lagerleitung bestellt vielleicht auch Verbrauchsmaterial. Jemand aus der Buchhaltung führt die Inventur zum Jahresende durch. Weisen Sie zuerst eine Rolle zu und passen Sie dann einzelne Berechtigungen an. Halten Sie fest, was Sie geändert haben und warum.
Zwei Regeln helfen dabei:
- Erteilen Sie eine einzelne Berechtigung statt einer umfassenderen Rolle. Wer in der Buchhaltung Inventuren durchführt, braucht dafür nicht die Rolle Administrator.
- Im Zweifel entziehen Sie eine Berechtigung, statt eine weitere zu vergeben. Wenn niemand eine Berechtigung benötigt, fällt ihr Missbrauch womöglich auch niemandem auf.
Abteilungen und Sichtbarkeit
Wenn verschiedene Bereiche unterschiedliche Waren einkaufen und lagern, beschränken Sie den Zugriff auf die Produkte, Bewegungen und Bestellungen der jeweiligen Abteilung. Die Werkstatt sieht dann ihren eigenen Bestand. Dabei geht es weniger um Geheimhaltung als um Übersicht: Eine Liste mit 200 Produkten lässt sich leichter bearbeiten als eine mit 3.000.
Jeder Vorgang braucht einen Namen
Bei jeder Bewegung, Bestellung, Freigabe und Korrektur sollten Name und Zeitpunkt erfasst sein. Berechtigungen legen fest, wer etwas tun darf. Die Historie zeigt, wer es getan hat. Erst dadurch lassen sich Zugriffsrechte überprüfen. In der Bewegungshistorie sehen Sie, ob jemand eine Berechtigung nutzt, die er nicht haben sollte.
Was Sie einmal im Quartal prüfen sollten
- Gleichen Sie die Benutzerliste mit der Personalliste ab. Wer das Unternehmen verlässt, verliert noch am selben Tag den Zugriff. Frühere Aktionen bleiben unter dem jeweiligen Namen in der Historie.
- Prüfen Sie die Berechtigungen aller Personen, die Bestellungen freigeben dürfen. Solche Rechte sammeln sich im Lauf der Zeit leicht an.
- Prüfen Sie, wer Werte sehen kann. Diese Liste wächst oft, wird aber selten kürzer.
- Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung für jedes Konto, das Bestellungen freigeben, Zahlungen verwalten oder Einstellungen ändern kann.
Berechtigungen in StockBold
In StockBold decken rund 40 einzelne Berechtigungen jeweils eine Aufgabe ab: Bewegungen erfassen oder löschen, Lieferungen annehmen, Bestellungen erstellen oder freigeben, Kosten und Zahlungen verwalten, Inventuren durchführen, Jahre sperren, Benutzer verwalten und Werte einsehen. Fünf Rollen dienen als Vorlagen für Berechtigungen: Admin, Purchasing, Accounting, Operator und Organization Manager. Ein Operator kann beispielsweise Bewegungen erfassen und an Montagen arbeiten, sieht aber weder Werte noch Berichte. Sie können bei jeder Rolle einzelne Berechtigungen erteilen oder entziehen. Eine entzogene Berechtigung bleibt entzogen, auch wenn Sie später die Rolle ändern.
Einige Entscheidungen sind allein dem Inhaber vorbehalten: die Organisationseinstellungen, das Verfahren zur Lagerbewertung, der vollständige Datenexport und die Übergabe der Organisation an eine andere Person. Für jede Abteilung können Sie festlegen, wer Bestellungen freigibt. Sie können den Zugriff einer Person auf Produkte, Bewegungen und Bestellungen ausgewählter Abteilungen beschränken. Ohne die Berechtigung, Werte einzusehen, sieht jemand überall Mengen, aber keine Beträge. Jede Bewegung und jede Freigabe wird mit Name und Zeitpunkt erfasst. Entfernen Sie eine Person, verliert sie sofort den Zugriff. Ihre früheren Aktionen bleiben in der Historie. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist für jedes Konto verfügbar. API-Schlüssel haben nie mehr Berechtigungen als die Person, die sie erstellt hat.
Mehr erfahren Sie über Team, Rollen und Berechtigungen und im Hilfeartikel darüber, wie Berechtigungen die Ansicht einzelner Personen bestimmen.