En cuanto se aprueba un pedido de compra, el dinero queda comprometido. Saldrá de la cuenta semanas después, quizá en varios plazos, según las condiciones acordadas con el proveedor. Hasta entonces, ese compromiso no aparece en el saldo bancario.
La previsión de pagos muestra el dinero comprometido antes de que salga de la cuenta. Responde a una pregunta: cuánto tendrás que pagar a los proveedores y cuándo.
De las condiciones de pago a las fechas
Cada condición de pago establece cómo calcular uno o varios vencimientos a partir de un pedido. «30 días desde la factura» genera un plazo. «30 % al hacer el pedido y 70 % a los 60 días de la entrega» genera dos. Cada plazo tiene tres componentes:
| Componente | Ejemplo |
|---|---|
| Porcentaje del pedido | 30 % |
| Fecha de referencia desde la que se cuentan los días | Fecha del pedido, de aprobación, de factura o de recepción; fin del mes de la factura |
| Días de plazo | 60 |
Algunos proveedores fijan además un día de pago: primero se suman los días de plazo y después se lleva el vencimiento al día 10 de ese mes. Define la regla una vez, asígnala al proveedor y cada uno de sus pedidos tendrá sus vencimientos calculados.
Cómo elaborar la previsión
Con los vencimientos de cada pedido, la previsión se convierte en una tabla: una fila por proveedor, una columna por mes y, en cada celda, la suma de los pagos que vencen ese mes.
| Proveedor | Noviembre | Diciembre | Enero |
|---|---|---|---|
| Fijaciones Norte | 12.400 € | 3.000 € | 0 € |
| Componentes Alba | 0 € | 18.900 € | 18.900 € |
| Envases Mena | 2.200 € | 2.200 € | 2.200 € |
| Total | 14.600 € | 24.100 € | 21.100 € |
En diciembre vence más dinero que en noviembre por un pedido de Componentes Alba repartido entre dos meses. La previsión te permite verlo con un mes de antelación. El extracto bancario lo muestra cuando el pago ya se ha hecho.
Importes confirmados y estimaciones
No todos los importes de la tabla tienen el mismo grado de certeza. Si los mezclas, la previsión pierde utilidad. Conviene distinguir tres cosas.
Aprobado y no aprobado. Un pedido aprobado es un compromiso. Un pedido en Borrador o pendiente de aprobación puede no llegar a realizarse. Inclúyelos en la previsión para saber qué pagos podrían llegar, pero suma sus importes por separado.
Facturado y estimado. Cuando se registra la factura, el vencimiento calculado a partir de su fecha deja de ser una estimación. Hasta entonces hay que estimar esa fecha, normalmente a partir del pedido o de la entrega prevista. Señala qué fechas son estimadas y actualízalas cuando lleguen las facturas.
Pendiente de pago y pagado. Conserva los importes pagados en el historial para que cuadre el total del pedido, pero no los incluyas en el dinero que aún necesitas para pagarlo.
Cómo utilizarla
- Cada mes, al revisar la tesorería. Comparar los pagos previstos a proveedores durante los próximos tres meses con los cobros esperados te da una previsión básica de caja.
- Antes de aprobar un pedido importante. Comprueba cuánto añade a un mes con muchos vencimientos y si otras condiciones de pago cambiarían la fecha.
- Al negociar las condiciones. La previsión muestra qué efecto tendrían 30 días más de plazo con un proveedor en un mes concreto.
- Por departamento. Si cada departamento hace sus propios pedidos, conviene que pueda ver los pagos que compromete.
La previsión en StockBold
En StockBold, una condición de pago es un código con reglas para cada plazo. Cada uno tiene un porcentaje, una fecha de referencia, un número de días y, opcionalmente, un día fijo del mes. Los porcentajes suman el 100 %. La fecha de referencia puede ser la del pedido, la aprobación, la factura o la recepción, o el último día del mes de la factura o de la recepción. Puedes asignar una condición predeterminada al proveedor y otra a un pedido concreto. Si lo haces, se aplica la del pedido.
El informe de Previsión de pagos muestra los proveedores en filas y los meses en columnas para el periodo que elijas. Presenta los importes en tu moneda, aunque los pedidos estén en otras divisas, y permite filtrar por departamento. Incluye pedidos aprobados, pendientes de aprobación y en Borrador. Los totales separan lo pendiente de pago según el estado de aprobación y distinguen los importes con fecha confirmada de los que dependen de una estimación. Los importes pagados aparecen aparte. Los pedidos sin una condición de pago utilizable no pueden entrar en la previsión; un aviso enumera los proveedores afectados para que sepas qué falta.
Lee más sobre los pedidos de compra en StockBold o consulta la guía de ayuda sobre condiciones y plazos de pago.