Eine Tabelle ist für den Anfang eine gute Lösung, um den Lagerbestand zu verwalten. Sie kostet nichts, alle können sie lesen, und bei einem Lagerort, einer verantwortlichen Person und einigen Hundert Produkten erfüllt sie ihren Zweck.
Das Problem: Sie sieht oft noch zuverlässig aus, wenn sie es längst nicht mehr ist. Die Tabelle warnt Sie nicht, wenn ihre Zahlen falsch sind. An diesen acht Anzeichen erkennen Sie, wann es Zeit für einen Wechsel ist.
Acht Anzeichen
1. Zwei Personen haben die Datei gleichzeitig geöffnet. Sobald eine zweite Person Warenbewegungen einträgt, können unterschiedliche Bestände entstehen. Eine gemeinsam genutzte Tabelle hilft nur so lange, bis beide dieselbe Zelle gleichzeitig bearbeiten.
2. Niemand weiß, wer eine Zahl geändert hat. Am vergangenen Dienstag sank ein Bestand von 120 auf 20. Wer die Zahl eingetragen hat und warum, lässt sich nicht mehr feststellen. Ohne Person und Grund ist ein Bestandseintrag kaum nachzuvollziehen.
3. Der Bestand wird negativ. Minus 14 in einer Zelle ist kein verfügbarer Bestand. Es wurde ein Abgang für Ware eingetragen, deren Zugang fehlt. Wo der Fehler entstanden ist, bleibt offen.
4. Niemand vertraut dem Lagerwert zum Jahresende. Menge mal letzter Einkaufspreis ergibt keine verlässliche Lagerbewertung. Wenn sich Einkaufspreise ändern, liegen Waren mit unterschiedlichen Kosten im Lager. Eine Tabelle kann meist nicht zuordnen, welche das sind.
5. Erst eine Kundenanfrage zeigt, dass ein Produkt ausverkauft ist. Eine Warnung in der Tabelle nützt nur, wenn jemand die Datei öffnet und auf die richtige Spalte schaut. Sonst bestellen Sie wieder nach Gefühl.
6. Bestellungen stehen in einem anderen System. Bestellungen liegen in E-Mails, Wareneingänge in der Tabelle und Rechnungen in der Buchhaltung. Um Bestelltes, Geliefertes und Bezahltes abzugleichen, müssen Sie alles einzeln zusammensuchen.
7. Ein zweiter Lagerort kommt hinzu. Vielleicht ein Geschäft, ein Lieferwagen oder ein zusätzliches Lager. Die Tabelle bekommt ein weiteres Blatt. Umlagerungen werden doppelt eingetragen, und schon bald stimmen die Bestände nicht mehr überein.
8. Die Datei öffnet sich nur noch langsam. Formeln über Tausende Zeilen, ein Blatt für jeden Monat und auf mehreren Rechnern eine Kopie namens final-v3. Aus der Tabelle ist eine Datenbank geworden, die Sie von Hand pflegen.
Zwei oder drei dieser Anzeichen sind lästig. Bei fünf oder mehr kosten Fehler und zusätzlicher Aufwand meist mehr als ein geeignetes System.
Was Sie vor dem Wechsel bereinigen sollten
Nutzen Sie den Wechsel, um Ihre Produktliste aufzuräumen. In der Tabelle lassen sich Fehler vor dem Import am schnellsten beheben.
- Ein Produkt pro Zeile, ein Produktcode pro Produkt. Führen Sie Dubletten zusammen. Legen Sie einheitliche Produktcodes fest und verwenden Sie sie durchgängig.
- Entfernen Sie Produkte, die Sie nicht mehr führen. Bewahren Sie die alte Liste bei Bedarf getrennt auf. Eine kürzere Liste lässt sich schneller importieren und prüfen.
- Verwenden Sie ein Zahlenformat. Schreiben Sie Zahlen in der gesamten Datei entweder als 1.234,56 oder als 1234.56, nicht gemischt.
- Schreiben Sie Lieferantennamen einheitlich. Aus „Meyer GmbH“, „MEYER GmbH“ und „meyer gmbh“ können sonst drei Lieferanten werden.
- Zählen Sie vor dem Wechsel. Der Anfangsbestand sollte der Ware entsprechen, die tatsächlich im Lager liegt, nicht der Zahl in der Tabelle. Eine Inventur schafft dafür eine verlässliche Grundlage.
- Ermitteln Sie den Wert der vorhandenen Ware. Zum Anfangsbestand gehört neben der Menge auch ein Wert. Sonst ist die Lagerbewertung vom ersten Tag an falsch. Der letzte Einkaufspreis je Produkt ist dafür meist eine brauchbare Näherung.
Was Sie übernehmen und was nicht
Produkte, Lieferanten und Anfangsbestand übernehmen Sie. Die bisherige Bewegungshistorie in der Regel nicht. Sie enthält dieselben Lücken und ungeklärten Änderungen wie die Tabelle. Bewahren Sie die Datei als Archiv auf. Starten Sie das neue System zu einem festgelegten Datum mit einem gezählten Anfangsbestand. Ab diesem Punkt entsteht eine nachvollziehbare Historie.
Offene Bestellungen tragen Sie von Hand ein, damit Sie spätere Lieferungen diesen Bestellungen zuordnen können.
So funktioniert der Wechsel mit StockBold
StockBold importiert Produkte und Lieferanten aus CSV-Dateien nach Vorlage. Bevor Daten gespeichert werden, sehen Sie für jede Zeile, ob sie bereit ist oder korrigiert werden muss. Zahlen dürfen als 1.234,56 oder 1234.56 geschrieben sein, solange die gesamte Datei dasselbe Format verwendet. Mehrdeutige Zahlen werden markiert. Das gilt auch für EAN-13- und UPC-A-Barcodes mit falscher Prüfziffer.
Den Anfangsbestand eines Produkts können Sie mit Menge, Gesamtwert, Lagerort und Datum importieren. So stimmt die Grundlage für die Lagerbewertung vom ersten Tag an. Zeilen mit demselben Produktcode lassen sich zu einem Produkt zusammenführen; Mengen und Werte werden addiert. Fehlende Lieferanten, Kategorien und Einheiten aus der Datei können beim Import angelegt werden. Vor der Bestätigung sehen Sie, welche Einträge entstehen.
Danach wird jede Bestandsänderung als Bewegung mit Datum, Grund und verantwortlicher Person erfasst. Ein Lagerort kann nicht ins Minus geraten. Den Lagerwert für ein beliebiges Datum berechnet StockBold aus der Historie.
Mehr erfahren Sie über den CSV-Import und die API oder in der Hilfe zum Import Ihrer Daten.