Inventur zum Jahresende: Checkliste für Zählung, Lagerbewertung und Jahresabschluss

Der Lagerwert zum Ende des Geschäftsjahres steht als eine Zahl in der Bilanz. Er gehört zu den wenigen Zahlen, die Ihre Buchhaltung nicht aus Kontoauszügen ermitteln kann. Die Grundlage liefern Sie: eine Inventur zum richtigen Stichtag, Kosten je Einheit und Aufzeichnungen, die danach niemand mehr verändert.

Ein guter Jahresabschluss beginnt vor Dezember. Gehen Sie die folgenden Schritte in dieser Reihenfolge an.

Vier Wochen vorher: offene Vorgänge klären

Bei der Inventur wollen Sie Ware zählen, nicht ungeklärte Vorgänge prüfen. Klären Sie deshalb vorab, was sich klären lässt.

• Erfassen Sie eingetroffene Ware. Liegt eine Lieferung ohne Buchung im Lager, taucht sie bei der Zählung auf, aber nicht im System. Erfassen Sie jeden Wareneingang zur zugehörigen Bestellung mit dem tatsächlichen Eingangsdatum.
• Erfassen Sie vorliegende Rechnungen. Sie ändern den Bestand nicht, halten aber die Kosten der erhaltenen Ware und die Zahlungstermine für die Zahlungsprognose fest.
• Klären Sie Lieferantenreklamationen. Ob mangelhafte Ware noch auf Ersatz wartet, Ersatz bereits eingetroffen ist oder der Lieferant eine Reklamation abgelehnt hat: Jeder Vorgang sollte abschließend geklärt sein, damit die Forderungen gegenüber Lieferanten stimmen.
• Schließen Sie offene Montageaufträge ab oder stornieren Sie sie. Geben Sie Teile frei, die für einen Auftrag reserviert sind, der dieses Jahr nicht mehr ausgeführt wird. Schließen Sie fertige Aufträge ab, damit die Erzeugnisse im Bestand stehen.
• Entscheiden Sie über Ladenhüter. Ware, die Sie abschreiben oder unter Einstandspreis verkaufen wollen, sollten Sie vor der Lagerbewertung behandeln, nicht erst nach einer Rückfrage der Wirtschaftsprüfung.
• Ordnen Sie Ware ohne Lagerplatz zu. Wenn Sie Bestände nach Regalplätzen führen, räumen Sie noch nicht zugeordnete Ware ein, bevor Sie die Zähllisten drucken.

In der Woche der Inventur

Planen Sie die Zählung wie eine Stichtagsinventur, auch wenn Sie unterjährig regelmäßig Teilinventuren durchführen.

1. Ein Lagerort nach dem anderen. Für jeden Lagerort gibt es eine eigene Inventur mit eigener Zählliste und Freigabe.

2. Lassen Sie den Bestand am Lagerort unverändert. Zwischen dem Anlegen und der Freigabe der Inventur dürfen dort keine Wareneingänge, Abgänge oder Umlagerungen stattfinden.

3. Zählen Sie ohne Sollmenge. Wer zählt, sieht die erwartete Menge nicht. Liegt eine Abweichung über dem festgelegten Grenzwert, zählt eine andere Person erneut.

4. Setzen Sie das Buchungsdatum auf den Bilanzstichtag. Die Korrekturen müssen auf den letzten Tag des Geschäftsjahres fallen, nicht auf den Januartag, an dem jemand die Inventur freigibt.

5. Bewahren Sie die Zähllisten auf. Die Wirtschaftsprüfung kann nachfragen, wer Gang C gezählt hat.

Kann Ihr Betrieb am 31. Dezember nicht stillstehen, zählen Sie einige Tage davor oder danach. Gleichen Sie anschließend die Bewegungen zwischen Zähltag und Jahresende ab. Sie sind im System dokumentiert und verbinden die beiden Bestandsstände.

Den Lagerbestand bewerten

Die Menge ist nur die eine Hälfte. Für jede Einheit brauchen Sie Kosten. Dabei sind drei Punkte entscheidend.

Der Stichtag. Bewerten Sie den Bestand zum letzten Tag des Geschäftsjahres, einschließlich aller Bewegungen an diesem Tag. Wer im Januar den dann vorhandenen Bestand bewertet, berücksichtigt jede zwischenzeitliche Bewegung falsch.

Die Methode. FIFO, LIFO oder gewogener Durchschnitt, mit derselben Methode wie im Vorjahr. Die Bewertungsmethode beeinflusst den Lagerwert. Ein Wechsel ist eine Entscheidung für Ihre Buchhaltung, die Sie mit Ihrer Steuerberatung besprechen sollten, kein Versuch mit einer Einstellung.

Die Kosten. Entscheidend ist, was eine Einheit bis zum Lagerplatz gekostet hat: der Einkaufspreis in Ihrer Währung plus ihr Anteil an Fracht, Zoll und weiteren Einstandskosten. Wenn Sie nur den Lieferantenpreis ansetzen, ist der Lagerbestand zu niedrig bewertet. Die Differenz taucht an anderer Stelle in der Buchhaltung auf.

Exportieren Sie die Lagerbewertung anschließend nach Produkt, Lieferant und Kategorie. Die Produktliste gehört in die Abschlussunterlagen. Die beiden anderen Ansichten fragt die Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung häufig zuerst an.

Vor dem Abschluss abgleichen

Zwei Prüfungen helfen, die meisten Fehler zu finden:

• Die Wertentwicklung ist nachvollziehbar. Anfangswert plus Einkäufe minus Wareneinsatz sollte ungefähr dem Schlusswert entsprechen. Hinter einer großen, ungeklärten Differenz steckt oft ein nicht erfasster Wareneingang oder eine fehlende Abschreibung.
• Der Verlauf passt zum Geschäft. Die Lagerwerte zum Monatsende sollten sich entsprechend der Geschäftsentwicklung verändern. Ein auffälliger Sprung in einem Monat ist ein Anlass, die Buchungen dieses Monats zu prüfen.

Das Jahr sperren

Sobald die Zahlen bei Ihrer Steuerberatung sind, schützen Sie den abgeschlossenen Stand. Niemand sollte eine Bestellung, Lieferung oder Bestandsbewegung mit Datum in diesem Jahr neu erfassen, ändern oder löschen können, ohne die Sperre bewusst aufzuheben. Der Eingriff muss nachvollziehbar bleiben. Ein gemeldeter Wert muss der gemeldete Wert bleiben. Falls eine Änderung nötig ist, heben Sie die Sperre auf, korrigieren den Vorgang und sperren das Jahr erneut. Halten Sie den Grund fest.

Zwei Dinge müssen danach weiterhin möglich sein: Verspätete Rechnungen für Lieferungen des Vorjahres lassen sich bei der jeweiligen Bestellung ablegen. Die Arbeit im neuen Jahr läuft weiter.

So unterstützt StockBold den Jahresabschluss

In StockBold legen Sie für jeden Lagerort eine Inventur mit einem frei wählbaren Buchungsdatum an. So fallen die daraus entstehenden Korrekturen auf den Bilanzstichtag, auch wenn Sie die Inventur erst im Januar freigeben. Die Lagerbewertung ermittelt den Bestand anhand der erfassten Bewegungen für jeden beliebigen Stichtag. Sie können die Werte nach Produkt, Lieferant oder Kategorie aufschlüsseln. StockBold nutzt die für Ihr Unternehmen festgelegte Methode, FIFO, LIFO oder gewogenen Durchschnitt, und bewertet jede Einheit mit dem Einkaufspreis in Ihrer Währung zuzüglich Einstandskosten. Die Lagerbewertung lässt sich als Tabelle für Ihre Steuerberatung exportieren. Der Bericht Lagerwertverlauf zeigt die Werte zum Ende jedes Monats für den Vergleich über das Jahr.

Die Jahressperre unter Einstellungen schützt alle Bestellungen, Lieferungen, Bewegungen und Wertkorrekturen mit Datum im gewählten Jahr, unabhängig davon, wer sie bearbeitet. Solange ein Jahr gesperrt ist, lässt sich die Bewertungsmethode nicht ändern. Neue Bewegungen und Inventuren mit einem Datum in diesem Jahr werden abgelehnt. Eine verspätete Rechnung können Sie auch nach der Sperre als Dokument an die zugehörige Bestellung anhängen.

Mehr erfahren Sie über die Lagerbewertung in StockBold und in der Hilfe zur Jahressperre.